契約書チェックが必要になったら知っておきたい6つのこと

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契約書のチェックをお願いしたいんだけどどのようなポイントに注意してチェックしたらいいんだろう・・・

この記事をお読みの方の中にはそのようにお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

本年の国会では、2017年4月の消費税増税に向け負担軽減策の是非等が問題になっています。ところで、皆様の会社で使っているお手元の契約書には増税対策がされているでしょうか?

消費税についての規定がどのように書かれているかによって、増税分を売主・買主どちらが負担するのかが異なってきます。

たとえば、代金額が1万800円(税込)と書かれている場合、消費税が10%に増税された後、売主は当然のように1万1000円を請求することができるでしょうか?

契約書からすれば当然とは言えないでしょう。

増税後も取引が続くことが見込まれるのであれば、消費税が上がっても増税分が反映されるような契約書にしておく必要があります。

このように、契約書の内容は、契約時点での取引の内容そのものだけでなく、当事者を取り巻く環境の変化等に即して確認していく必要があるのです。

今回は、契約書のチェックのポイントについて説明していきます。ご参考になれば幸いです。

1、契約書を作成する重要性

契約書はビジネスを始めるとき等に作成するものですが、うまく作れば、取引先からの苦情、契約打切りその他のトラブルを最小限に抑えることができます。

ビジネスを続けていく中である程度のトラブルは避けて通れないものかもしれませんが、最初に契約書に気をつけていればこんな問題は起きなかっただろう、そんなケースを目の当たりにすることは数知れません。

確かに、起きてもいないトラブルのリスクを想定して契約書にこだわり、取引先を待たせたくはない、そのようなお気持ちもわかります。

しかし、いったんトラブルが起きると、その解決には多大な時間・労力が必要になりますから、本来の業務ができなくなったり、重要な取引先を失ったりすることになりかねません。

したがって、取引の大きさや要求される迅速さも考慮した上で、そのビジネスに必要十分な契約書を作成し、トラブルのリスクを最小限に抑えることが重要なのです。

また、万が一トラブルが起きてしまった場合にも契約書は有用です。

契約は、当事者が交わす取引の合意であり、契約書はその証拠です。契約書に書いてあることであればそのとおりに処理をすべき、という合意があったことを強く示します。

もちろん、お互いに納得しているのであれば、契約書とは異なる処理も不可能ではありません。しかしながら、お互いの納得が得られないときに、取引の方向性を示すのは当初の契約書となるでしょう。

仮に訴訟等の紛争となった場合でも、契約書は重要な証拠となりますから、論拠の裏付けとなり得ます。

加えて、契約書の作成を自分側で行えば、契約上有利な地位に立てることが多いです。

契約書とは、今後の取引の指針となるもので、当事者が守るべき事項を記した書面です。契約書を作成する段階で、自分側の意見や意図を反映させることができれば、今後の取引そのものや、取引に付随する交渉の主導権を握ることができます。

先に相手方が契約書を作成してしまった場合、あなたは、これを修正するよう依頼することはできますが、どうしても、後手後手に回ってしまうでしょう。

その点で、契約書を作成するのであれば、自分から、契約書の作成を進言するのが良いでしょう。

2、契約書のチェックをするメリット

既に書式が用意されている契約書を用いる場合であっても、改めて契約書をチェックしましょう。以下のような点でメリットがあります。

(1)不公平な内容になっていないか

取引関係は、必ずしも力関係が対等な当事者間に生じるわけではありません。場合によっては、あなたに不利な内容でも、条件を受け容れざるを得ないということもあるでしょう。

しかし、そもそも不利過ぎる条件が維持され続けてしまうと、不公平な状態であること自体にも気づきにくくなることもあるでしょう。また、いざトラブルが生じたときに、責任を一方的に負うことにもなりかねません。

反対に、あなたが一方的に有利な契約を相手方に押しつけるようなことになれば、相手方の合意を得られず契約自体が頓挫し、ビジネスチャンスを逃すということも考えられます。

これらを回避するためには、契約条項が必要以上に不公平となっていないか、確認を怠らないようにしましょう。

(2)ビジネスの目的を達することができるか

あくまで、取引の成功を目指すための契約ですから、その契約書の中心となる部分は、達成しようとしているビジネス目標に向いていなければなりません。契約の主たる文言が、合意した通りの法律効果を示すものとなっているかは、何よりも重要な点でしょう。複雑な契約になればなるほど、定型的な文言のみでは効果を得られないこともありますから、法律家の視点で文言を確認してもらうのが良いでしょう。

交渉の場で勝ち取った重要なポイントも、契約書上読み取ることができなければ、後日紛争となった時の資料として、価値のない契約書となってしまいます。

後になって後悔することのないように、事前の確認が大切です。

(3)違法な内容・無効な内容が入っていないか

まさか違法なことが契約書に書いてあるはずがない、そう思われるかもしれません。

しかし、違法か否かという判断は、状況に応じて変わることもあります。そのため、個別具体的な事情によって、どの程度違法適法の判断が左右され得るのか、事前に確認しなければ、取引の適法性が担保されず不安定な取引が継続されてしまいます。

また、新たな法律や裁判所の判例の出現により、従前は適法であった契約書の規定が違法又は無効なものになる、ということも考えられます。最新の実務にアップデートされているかどうか、常にチェックし続けなければなりません。

加えて、法律は、いくら当事者が納得しても法律上は許されない場合も規定しています。このような契約内容ですと、いくら契約書を作成したとしても、条項が無効となってしまったり、後日取り消しされてしまったり、取引上不都合が生じてしまいます。

これら様々な点に気を配り、契約書を作成することで、取引関係そのものが安定することとなるのです。

(4)英文契約書の場合に

近年、大企業でなくても海外の取引先と英文契約書を締結することが増えています。

英語圏では、英語を用いる法律圏(英米法)特有の概念が用いられます。そのため、日本語を直訳した場合に、意図した法律効果が生じるような契約書の文言(英語)になるとは限りません。当然、日常会話の英語とは異なる独特の言い回しも存在します。合意内容と異なる意味の契約書となってしまっては、上述したようなトラブルを回避することができませんから、特にチェックが必要です。

また、英米法の考え方では、口頭証拠排除原則というものがあります。これは、契約書(書面上の合意)を作成した場合に、契約書が持つ証拠としての価値を非常に重視するもので、契約書と矛盾する他の証拠は契約書に劣後し排除されます。契約書そのものの重要性が、とても高いことに注意が必要です。

英文契約書の締結にあたって、契約書自体をしっかりとチェックするメリットは、これらの点にあるのです。

3、契約書チェックに必要なスキル

契約書のチェックには、まず何よりも法的な知識・思考が必要となります。

法律そのものも、民法や会社法等一般的な法律だけ確認すれば足りるわけではありません。取引先、契約内容によっては、特許法等知的財産にかかわる法律やいわゆる独占禁止法等企業間の事業活動を規律する法律にも目を配る必要があります。当然、国境をまたいでの取引が必要となるのであれば、条約等国際法の知識が必要になることもあります。また、業法による規制に注意が必要な業種も多いです。

このように、契約書のチェックとは、多種多様な法律についての広い知見を用い、各契約条項が含む法的問題・リスクを判断し、回避・予防のために必要な修正・削除等の対応することなのです。

また、ビジネスにおけるトラブルを未然に防ぐ契約書にするためには、そのビジネスに対する理解が欠かせません。

当該業種の特質や慣行、当事者の戦略等を十分に理解していなければ、どのような段階でいかなるトラブルのリスクがあるのか判断することは困難です。さらに、そのトラブルの重要性、回避・軽減方針を適切に判断することも当然困難となります。

したがって、契約書のチェックには、法的素養のみでなく、企業法務の経験がものを言うのです。

最後に、このような法的素養をもって、契約上のリスクを判断した上で、これを回避する策を契約書上に反映させる能力も必要になります。

単に文章力が高ければよいというものではありません。契約書の各条項が多義的であれば、解釈によって異なる結論を導くことができてしまいます。これでは契約内容の明確性を書きますし、解釈次第では規定に漏れがあることにもなり得ます。

そのため、明確かつ漏れのない条項を作成する能力が必要となるのです。

4、契約書チェックの基本的な流れ

これまで述べてきたように、契約書の作成・チェックには、多くの注意点がありますから、弁護士にチェックを依頼した上で、契約書を使用するべきです。

一般的に、契約書チェックを弁護士に依頼する場合、次のような流れになります。

(1)原案とビジネスプランを伝える

後述するように、弁護士が契約書チェック等の依頼を受ける場合、タイムチャージ(時間制手数料)形式で、費用体系が組まれることも多いです。弁護士が作業した時間に対して、一時間あたり○万円といった費用がかかる形式です。

契約書作成等のコスト削減という点では、契約書の作成をゼロから弁護士に依頼するのではなく、サンプルを提示されるのも一つの手かもしれません。例えば、過去にご自身で作成されたもの、取引先が作成したもの、市販のひな形等が考えられますから、イメージしているビジネスに近いと思われるものをご用意いただくのがよいでしょう。

併せて、弁護士に当該契約にあたっての目標や注意点を伝えましょう。当該契約で実現したい内容や取引の全体像、当事者に関する基本事項等が含まれるでしょう。特に、契約書を作成することによってあなたが得ようとする目標や、反対に絶対に避けなければいけないこと、たとえ法的には直接意味をなさないと思えることであっても、法律家の目から見れば重要なこともありますから、詳細に伝える必要があるでしょう。

ビジネスプランに合わせて、典型的な契約文言とは異なる体裁で契約書を作成する必要が出てくる場合も多いです。あくまで、取引によって目標を達成するために契約書を作成するのですから、取引について当事者(あなた)がどのように考えているのかを、弁護士と共有することがまずは大切です。

(2)チェックに関する要望を伝える

契約書を使用するスケジュールが決まっているのであれば、まず弁護士に伝えましょう。取引先との打ち合わせに契約書が完成していないのでは、打ち合わせが空転するだけでなく、取引先の信用を失ったり、取引自体が頓挫してビジネスチャンスを逸したり、様々な不利益を被る可能性があります。依頼を受ける弁護士としても、業務量に対しての時間配分を計算できなければ、費用の見積り作成も難しくなってしまいます。同時に、予算も伝える必要があるでしょう。

また、特にチェックしてほしいところや、既に懸念事項があるのであれば、これもお知らせください。弁護士が全体をまんべんなくチェックをするのは当然ですが、当事者の疑問に答えるのも依頼の範囲です。

スケジュールや予算に合わせ、必要十分にチェックが行われるよう、これらの情報はしっかりと弁護士に伝えましょう。

(3)問題点のリストアップ

弁護士が契約書を検討後、問題点や修正点を指摘します。

ただただ弁護士の指示通りに修正してしまえばよいというものではありません。弁護士はリスク管理の視点からチェックをすることが多いですが、取引上融通が利くかどうか、取引実務に滞りが生じないか等、現場での視点は100%共有できないこともあるでしょう。疑問に思った点があれば、弁護士と十分に相談をして修正の有無・方法を決めるのが良いでしょう。

(4)契約書の修正・完成

相談の結果、修正された契約書が完成します。

実際に取引上使用するものとなりますから、確認は怠らないようにしましょう。

5、契約書チェックでおさえるべき基本的なポイント

(1)ことばの意味が明確かどうか

一つ一つの用語が、多義的にならないように注意しましょう。

既に述べたように、用語が多義的になっていると、当事者間で解釈の齟齬が生じる可能性が出てきます。そのため、専門用語を含め、何が含まれ想定されているのか、解釈によって誤解が生じる余地がないのか、確認することが大事です。

また、契約書で漏れをなくすために「等」という言葉を使うことがあります。しかし、「等」に含まれるものがどこまでなのか、はっきりしていないのであれば、当事者間の認識が違っていた場合、後々トラブルになるリスクがあるでしょう。含まれるものの例示をするといった対策を検討しましょう。

他にも、同じ事柄を表現するにあたっては、複数の表現を用いるのも避けるべきです。わざわざ異なる表現をしているということは、異なる事柄・意味を持たせているのではないかと疑わせることとなってしまいます。

(2)契約書の一般的な形式を備えているかどうか

一般的に、多くの契約書で定められる要素というものが、存在します。

例えば、契約期間、支払条件、解除の条件、損害賠償、秘密保持、管轄裁判所の合意などは、ほとんどの契約書に含まれます。

これらの条項は、トラブルが起こった多くの場合で問題になるものです。少しでも混乱が少なくなるよう、定めておくことが望まれます。

また、契約書の作成通数や所持人、契約の締結日、契約当事者の署名(又は記名)、押印等の形式も、重要です。万が一紛争が長期化し、訴訟となり、裁判所に証拠として提出することとなった場合には、契約書の証拠としての価値が問題となりますが、これらの形式面が整っていることは、証拠としての価値を裏付けることにもなるのです。

(3)省略がないかどうか

日本語は、主語・述語・目的語・時・場所等が省略されても通じてしまうことが多  いです。そのため、日常会話においては、これらの一部が省略されがちです。

しかし、繰り返し述べているように、契約書の条文では、明確性が非常に大切です。紛争の種を取り除くためには、できる限り省略せず、文法的にも明確な文言としましょう。これらの点も必ず確認し、不明確な記載が残らないようにしましょう。

また、各種用語自体も、正式名称を用い、できるだけ省略しないようにしましょう。もちろん、紙幅の都合もありますから、省略が必要な言葉もあります。その場合には、省略であること、略語を何と標記するかは明確にしなければなりません。先ほど挙げた、いわゆる独占禁止法も、略称です。省略するときは、「私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律(以下、「独占禁止法」という。)」というように、明示しましょう。

6、契約書チェック業務は弁護士に依頼すべき?弁護士に依頼するメリットとデメリット

(1)弁護士に依頼するメリット

①法律リスクのカバー

弁護士は、法律の専門家です。

契約書のチェックにあたり、最初に必要な素養は、法律の知識・思考です。

あなたが、会社内でビジネス・取引の最前線で仕事をしているように、弁護士は、最新の法律・判例をフォローしながら、それを専門として仕事をしているのです。

ご自分で全てのフォローを行うのには、莫大な時間がかかる可能性が高いですが、法律の知識・思考の要素は、弁護士に依頼することで補えることとなります。

また、契約書の使用にあたり、法律的な側面で専門家(弁護士)のチェックが入っていること自体が、会社内での条件になっているようなことも多いようです。チェックした弁護士は、当然、会社に対して内容面での責任を負うことになりますから、会社としては、紛争が生じた場合のリスクの分散にもなるのでしょう。

②紛争のフォロー

また、弁護士は、紛争解決についても専門家です。

十分な準備をしていても、当事者間で紛争が生じてしまう場合はあるでしょう。万が一紛争になってしまった場合には、交渉あるいは裁判と、紛争解決の手続きを取らねばなりません。紛争解決にあたっては、弁護士が代理人となるケースも多いですが、契約書作成段階で携わった弁護士であれば、問題の把握がスムーズで事務処理効率も上がる可能性が高いです。

アフターフォローも依頼できる可能性があるという点で、契約書作成段階から弁護士に依頼するメリットがあるでしょう。

③オーダーメイドの契約書

情報へのアクセスが容易となっている昨今、契約書のひな型を入手することは、比較的容易になっています。しかしながら、例えばインターネット上に掲載されている契約書のひな型が、全て現在の法律や判例に則しているかは分かりません。

また、あなたがいま計画している取引と、全く同じ取引を前提に作成された契約書が入手できるはずはありません。仮に類似していそうな内容だったとしても、当事者が違えば取引の目的や注意点等は異なりますから、あなたが計画している取引上のリスクを網羅しているものではないと考えた方が良いでしょう。さらには、ご自身で、どの程度まで流用できるのかを判断することは非常に困難な場合も多いでしょう。

そのため、当該取引に即した契約書を、外部から入手することは困難です。

先に述べたような手順を踏まえ、弁護士が契約書を作成することで初めて、当該取引に最適な契約書が生まれるのです。

(2)弁護士に依頼するデメリット

①費用

弁護士に依頼する場合の最大の懸念事項は、やはり弁護士費用です。

弁護士費用は主に、A4サイズ1枚あたり数万円といった作業の物量に対する費用体系、あるいは、既に述べたタイムチャージによる費用体系が一般的です。

場合によっては、ご自身で検討できる部分は検討し、部分的に依頼したり、翻訳家に依頼したりすることで、コストを節約できるということもあるでしょう。

予算や時間とも相談しながら、上記メリットを最大限に生かせるよう、依頼するようにしましょう。

②全ての希望が反映される訳ではない場合がある

既にご説明したように、取引上の当事者の希望通りの契約は、法律に反してしまうような場合があり得ます。そのような場合には。もちろん弁護士は、当事者の希望が最大限反映できるようにアドバイスし、契約条項を考えます。しかしながら、どうしても違法となってしまうような場合もあるでしょう。あくまで、法律的観点については専門家として、止めなければならないこともあるはずです。

そういった場合には、違法となってしまうトラブルを事前に回避できたとして、プラスに受け止めていただきたいです。

契約書チェックまとめ

取引関係において、内容の充実した契約書が存在することの重要性がご理解いただけたでしょうか。

もちろん、仕事上の関係だけでなく、私生活等個人としての生活でも、契約書に関わる機会は今後も数知れないでしょう。

これまで述べてきたとおり、契約書は、ただ作ればよいというものではなく、その内容・形式にこだわって作成しなければなりません。これを怠れば、取引上、あるいは私生活上、あなた自身が、不利益をこうむることとなりかねないのです。

何らのチェックもなく、契約書にサインをすることが、いかに危険をはらんだものであるか、もう一度考えてみていただければ幸いです。

契約書の作成や、契約書へのサインが必要となる場合には、まずそのチェックを弁護士にご依頼いただくのが良いでしょう。

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