内容証明郵便の書き方と出し方【雛型無料ダウンロード可】

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今、こちらのページをご覧いただいている方の中には、何らかのトラブルを抱えて、トラブルの相手方に書面を送ることを考えていらっしゃる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような時に是非覚えておいていただきたいのが、内容証明郵便による通知方法です。今回は内容証明郵便の書き方と出し方についてまとめました。ご参考になれば幸いです。

目次

1、内容証明郵便とは?

2、内容証明郵便のメリット

3、内容証明郵便の雛形ダウンロード

4、内容証明郵便の書き方

5、内容証明郵便の出し方

6、内容証明の文例

1、内容証明郵便とは?

内容証明郵便とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛てに差し出されたかということを、差出人が作成した文書と同内容の文書(「謄本」といいます。)を日本郵便株式会社が保管することで証明する制度です。

2、内容証明郵便のメリット

内容証明郵便には普通の郵便と比較して以下のようなメリットがあります。

(1)相手が「そんな手紙は受け取っていない」と反論できなくなる

親しい間柄で個人的な手紙を送る場合には何ら問題ありませんが、仮にトラブルになっている相手(例えば、「貸したお金が返ってこない」「賃料を払ってもらっていない」など。)に文書を送る場合、後で、「そんな書面は見ていない!」「いや、送った!」と当事者間で言い合いになってしまう可能性があります。

普通郵便では、文書を差し出した事実を後で証明する手段はなく、また、書留郵便などでも送った内容そのものは証明できません。これに対して、内容証明は、送った内容を後で証明することができます。ただし、内容証明郵便そのもので証明できることは、あなたが内容証明郵便を相手に送ったという事実だけで、相手が受け取ったことまでは証明できません。受取りの事実を証明する方法は、後記「3(3)配達証明」をご参照ください。

配達証明をつければ、内容証明を受け取った相手は「そんな手紙は受け取っていない」という反論をできなくなります。

(2)相手に心理的プレッシャーを与えることができる

内容証明郵便は法律的にはあくまで普通の郵便ですが、郵便局長名義で内容を証明する旨の文言が記載されるので、内容証明郵便をもらい慣れていない相手には心理的なプレッシャーを受けます。

結果として、速やかなトラブルの予防・解決に繋がる可能性があります。

なお、弁護士に内容証明の作成を依頼した場合、弁護士という資格と氏名が記載されるので、より相手方に対する心理的プレッシャーを期待することができます。

3、内容証明郵便の雛形ダウンロード

簡単に内容証明郵便を作成できるよう、雛形を準備しました。以下の文字をクリックして頂くことでダウンロードが可能です。

内容証明郵便の雛形ダウンロードはこちら

こちらは不倫慰謝料請求を目的としたものとなりますが、事件の内容に応じて書き換えてご利用下さい。

4、内容証明郵便の書き方

次に内容証明郵便で送る文書の書き方についてご説明します。

(1)文字数制限がある

差出郵便局が保管する謄本には、字数の制限(1枚あたり520文字以内)があります。そのため、以下に収まるかたちで作成してください。

  • 縦書きの場合 1行20字以内、1枚26行以内
  • 横書きの場合 1行20字以内、1枚26行以内
  • 1行13字以内、1枚40行以内
  • 1行26字以内、1枚20行以内

内容証明文専用の原稿用紙が市販されているので、それを使用してもよいでしょう。また、「3、内容証明郵便の雛形ダウンロードでダウンロードできる雛形はこのような文字数制限を守って作成しているので、是非利用してみて下さい。

(2)その他の注意点

その他の注意点は以下のとおりです。

  • 謄本の文字または記号を訂正、挿入、削除するときは、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押します
  • 謄本の枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印を押します
  • 謄本には、郵便物の差出人及び受取人の住所氏名をその末尾余白に付記します。ただし、その住所氏名が内容文書に記載されたものと同一であるときは、原則として、その記載を省略することができます

5、内容証明郵便の出し方

主な内容証明の差出方法等は、次のとおりです。

(1)提出先

差し出すことのできる郵便局は、集配郵便局及び支社が指定した郵便局です。
どこの郵便局でも差し出すことができるわけではありませんので、あらかじめ提出する郵便局へ確認してください。

(2)差出方法

郵便窓口に次のものを提出します。

  1. 内容文書(受取人へ送付するもの)
  2. 1の謄本2通(差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの)
  3. 差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
  4. 郵便料金

また、訂正が必要になるかもしれないので、念のため、差出人の印鑑を持って行ってください。

(3)配達証明

提出の際に、配達証明をつけるのを忘れないようにしてください。内容証明によって、証明できるのは、あなたが、その内容の文書を差し出した、という事実だけです。文書が相手に到達した(受け取った)ということを証明するためには、配達証明をつける必要があります。

(4)その他の送り方の注意点

送り方の注意点として、文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することができないという点が挙げられます。

6、内容証明の文例

最後に典型的な内容証明の文例をご紹介いたします。

(1)残業代を請求するケース

「私は、貴社に平成●年●月●日から勤務している従業員です。

私は、平成●年●月●日から平成▲年▲月▲日(以下「請求期間」とします。)まで、貴社に対し、■時間の時間外労働を提供いたしましたが、貴社からは、一切時間外手当をお支払いいただいておりません。

よって、私は、貴殿に対し、請求期間内の時間外手当として、★円の支払いを請求しますので、本書面到達後1週間以内に、以下の口座にお振込みをお願いいたします。

~口座内容~

なお、本書面到達後を過ぎても貴社から何らご連絡いただけない場合は、やむを得ず労働基準監督署への申告、訴訟、刑事告訴等の手段をとらせていただきます。」

(2)不倫慰謝料を請求するケース

「通知人は、●●の妻です、

貴殿は、平成▲年▲月ころから、●●と不貞関係を開始し、■年の長きにわたって週に1回、ホテルや貴殿の自宅において密会を繰り返し、現在もその関係を続けています。

貴殿の行為によって、通知人と●●の結婚生活は破綻し、離婚を考えざるを得ない状況に陥りました。このことによる通知人の精神的損害ははかり知れません。

よって、通知人は、貴殿に対し、不貞行為に対する慰謝料として★円の支払いを請求いたします。本通知到着後1週間以内に(口座内容)にお振込みください。

仮にお支払いいただけない場合は、法的手段に移行いたしますので、ご承知おきください。」

まとめ

今回は、内容証明について取り上げましたが、いかがでしたでしょうか。

相手方に対してどのような内容の書面を送ったか、記録を残すことで「言った、言わない」の争いになることを防げますし、トラブルの相手方に書面を送る際には内容証明を利用することが一般的です。今回の内容がご参考になれば幸いです。

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