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売掛金を確実に回収するための方法と手順|時効や内容証明の書き方まで徹底解説!

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取引先の経営状態が悪化した。

そんなとき、売掛金の回収を真っ先に検討しなければなりません。

今回は売掛金を支払ってもらえずに困っている方や、これからの売掛金トラブルを避けたいと考えている方のために

  • 売掛金の回収方法
  • 法的手続に発展した場合のリスク
  • 売掛金の未回収を防ぐ方法

を紹介します。

この記事がご参考になれば幸いです。

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1、売掛金には時効があるため回収はお早めに

(1)売掛金の消滅時効

売掛金には時効(消滅時効)が存在します

つまり、ある時期がくると売掛金債権(売掛金を支払ってと請求する権利)は消滅してしまうのです。

なお、売掛金に応じて消滅時効の時期は異なります。下記の表を使って確認しておきましょう。

時効期間

時効債務

1年

・宿泊料

・運送費

・飲食代金

2年

・月謝/教材費

・製造業/卸売業/小売業の売掛金

3年

・診療費

・建築代金/設計費

・自動車修理費

・工事代金

5年

・上記以外の商取引で生じる売掛金

(2)時効の中断

時効の中断とは、消滅時効に向けてこれまで進行してきた期間が降り出しに戻る、ということです。

時効の中断となる理由(時効中断事由と言います)はいくつかありますが、そのうちの1つは、「債務者による債務の承認」です。

具体的には、債務者が債務について認めることはもちろん、売掛金を一部でも支払うことも債権者が債権の存在を認めたことになり、時効が中断します。

2、売掛金回収で一番に行うこと

(1)支払請求をする

売掛金回収においてまず行うことは、支払請求(裁判外の請求。「催告」と言います)です

前述のように、売掛金債権は比較的早期に時効消滅してしまいますが、時効の中断のために、この催告が有効なのです。

とはいえ、催告だけでは完全に時効の進行を中断することはできません

「催告してから6ヶ月以内に裁判上の請求(訴訟などの法的手続による請求)をする」ことで、完全に中断させることができるのです。

実務では、取引先の支払状況に懸念を感じても、信頼関係もありますので、すぐに裁判上の請求に踏み切るケースは少ないでしょう。

そのため、この「催告」は、時効の中断の意味でもとても重要な意味をもってきます

(2)内容証明郵便を使う

いよいよ時効を中断させたいとなった時、取引先の債務の承認行為がない場合は、裁判上の請求をしなければなりません

前述の通り、裁判上の請求は、催告から6ヶ月以内です。

とすると、裁判上の請求をいつまでにすれば良いのかは、催告をいつしたのか、によって決定することがわかります。

そこで、催告はいつなされたのか、は実務上大変重要であるとともに、催告がなされた日は、客観的に明確に証明されなければなりません。

仮に、電話で催告をしたとしましょう。

その電話、本当にしたのか・されたのか、後日客観的に証明することは簡単でしょうか?

そうです、簡単ではありません。

そこで、催告の存在を明確にする方法として、「内容証明郵便」による方法が一般的です。

内容証明郵便とは、郵便物の内容文書について、どのような内容のものを誰から誰へ宛てて差し出したのかを、日本郵便が証明する書類のことをいいます。

内容証明で催告をすれば、催告が実際に行われたことを簡単に証明することができるわけです。

そして、内容証明郵便が相手に到着した日から6ヶ月間、裁判上の請求が猶予されることになります。

また、普通郵便ではなく内容証明郵便で請求することは、相手に対して心理的なプレッシャーを与えることができる効果も期待できます。

(3)内容証明の書き方

内容証明郵便の書き方は以下の通りです。

用紙

・種類や大きさは自由

・送る相手が1人の場合は同じものが3通必要

(相手、郵便局の保管用、自分用)

制限文字

・縦書きの場合…1行20字以内、1枚26行以内

・横書きの場合…1行13字以内、1枚40行以内

【2段組】

1行26字以内、1枚20行以内

※句読点と括弧は1文字として扱う

印鑑

・実印でなくても可

・文章が2枚以上になるときにはその綴目に契印

封筒

用紙が入る差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒

なお、内容証明郵便を出せるのは集配郵便局及び支社が指定した郵便局のみです。

すべての郵便局で差し出せるものではないので、事前に確認しておきましょう。

(4)内容証明にかかる費用

内容証明郵便にかかる費用の内訳は「基本料金+一般書留料金+内容証明料金」です。

さらに速達料や配達日指定、本人限定受取、引取時刻証明をそれぞれオプションとしてつけることができます。

【内容証明郵便費用】の内訳

郵便料

82円(大きさにより異なる)

書留料

430円(一律料金)

内容証明料

430円(一枚目)

配達証明料

310円(一律料金)

3、内容証明を送っても反応がない場合の回収方法

内容証明郵便には法的拘束力がないため、送ったとしても全く反応がない可能性も考えられます。

そうなった場合には、次の手を考える必要があります。

順を追って取りうる対応を見ていきましょう。

(1)取引先と交渉する

取引先(債務者)と交渉を行って、売掛金の回収を試みましょう

交渉次第では、両者の関係が悪化する前に回収できるかもしれません。

最初から強い口調で交渉すると、今後の取引に支障が出る恐れがあるので、まずは、やんわりと交渉してみましょう。

そして、取引先の操業状況、他の債権者の動きや、すでに引き渡している商品の保管状況を責任者にヒアリングします。

適切に債権回収がなされるよう、2名以上で急行することをお勧めします。

他の債権者よりも先に手を打つことが、何よりも大切です。

倒産してしまえば、担保権者を除いてはほぼ債権回収は無理でしょう。

(2)出荷停止

状況を見て、損害の拡大を防ぐために新たな出荷は停止しましょう。

(3)買掛債務、その他支払うべき債務がある場合は支払停止

取引先に対し支払うべき債務がある場合は、その支払いを停止します。

のちに売掛金債権と「相殺」をすることで、対当額に限定されますが代金回収と同様の効果を得られます。

(4)商品の回収

取引先との契約で、「即時解除条項」はあるでしょうか。

「即時解除条項」とは、倒産等の経営破綻の場合に契約を即時解除する、という内容の条項です。

この契約条項に従って契約を即時解除し、引渡済みの商品を回収します。

もし、契約書を交わしていなかったり即時解除条項がないという場合は、取引先の承諾を得て、同意書を作成した上で商品を回収してください。

(5)代理受領

取引先が支払える現金を持っていなかった場合で、第三者に債権を持っている場合は、債権譲渡を受ける(取引先が第三者に持っている債権をもらう)ことによって売掛金を回収することも可能です。

ただ、この債権について、「債権譲渡禁止特約」が付されていることもよくあります。

このようなときは、当該第三者に対する債権の取立てについて、取引先にあなたの会社に委任させ、あなたの会社が、取引先に代わって取り立てます。

これを、「代理受領」といいます。

あなたの会社は、取引先に、この代理受領した金銭を返還する義務を持ちますが、あなたの会社の取引先に対する売掛債権とこの回収金返還債務とで相殺してください。

これで売掛金の回収を図ることができます。

なお、取引先の上記第三者への債権が、あなたの会社が売った商品の転売代金債権である場合は、あなたの会社は、この債権に優先的な権利を有しています。

これを「先取特権」と言います。

なお、先取特権を行使するには差し押さえなければならないなど、裁判所に対する手続が必要となります。

(6)その他法的手段等

上記の手段以外でも、様々な手段を使って売掛金回収を試みることができます。

法的手段にもさまざまな種類があるので、違いを把握しておきましょう。

保証人

取引先の代表者など、適切な人物に対し人的担保を確保することも有効

公正証書

公証役場で公正証書を作ってもらうことで、未払いの場合、裁判所の判決なしで、いきなり強制執行できる制度。

公正証書を作る際には、当事者双方が公証役場に出向くことが必要。

支払督促

裁判所から債務者に対して、金銭などの支払いを命じる督促状を送ってもらえる制度。

正式な裁判手続をしなくても可能。

民事調停

裁判官及び調停委員が当事者を仲介し、双方の主張を調整し、その間に和解の成立を図る非公開の手続。

少額訴訟

簡易裁判所において60万円以下の金銭を請求する際に、1回の期日で審理を終えて判決することを原則とする特別な裁判手続。

強制執行

債務名義(判決など)に基づいて、裁判所の執行官が行う強制的な手続。

4、裁判や差し押さえへと発展した場合のリスク

売掛金の未払いによって裁判へ発展した場合、さまざまなリスクが想定されます。

たとえば、債務者である取引先が、裁判所から渡される答弁書の用紙に「今現在、支払いが難しく、月〇円の分割返済による和解を求める」と記載して返信すると、裁判所は、債権者に、和解をすすめてくることがあります。

これに同意してしまうと、少額の金額を長期間にわたる分割払いでしか受け取れないことになってしまいます。

また、両者とも譲らずに裁判が長引くことになると売掛金の回収がさらに遅くなり、一刻でも早く回収したいと考えている人には不向きです。

また、差し押さえまで行ったとしても、差し押さえたものに換金性があるかどうかはその場ではわかりません。

このように、裁判や強制執行は、あくまでも最後の手段として考えておいた方がいいでしょう。

5、売掛金の回収が遅れた場合にすべきこと

売掛金の未回収が起こりうる原因は複数ありますが、大きくは

  • 債務者側の確認ミスなどによるもの
  • そもそも支払う意思がない場合

の2つに分けられます。

未回収が発生したら、まずは担当者に問い合わせて、どちらのケースに当たるのかを考えましょう。

(1)確認ミスなどで支払いが遅れていた場合

担当者が支払期限を忘れていた、または支払ったつもりでいた、支払時にミスがあったなど、悪意のない未払いも実際には少なくありません。

また、納品物に欠陥があったために、支払いに応じないなど、支払いを行わない理由がある場合もあります。

このようになってしまった場合、きちんと話し合うことで妥協点を見つけ出し、明確な支払期限をもうけましょう。

長期戦にならないように、できるだけ支払期限を24時間以内に設定することをおすすめします。

(2)払う意思がない、悪意がある場合

最初から支払う気持ちがなく、債務者が開き直ってしまっている場合は、どのような状態であるのかきちんと見極めましょう。

現在、お金がないのか、今後も見込みがないのか、お金が入ってきたらきちんと支払ってくれるのか、そこまで踏み込んで考えなければいけません

待っていても回収が難しいと判断した場合は、まずは内容証明郵便を送ってみることから始めましょう。

6、売掛金を回収する際に検討すべきこと

取引先から売掛金の支払い遅延が発生したり回収不能になったりした場合、自分の勤務先が中小企業や経営資源に乏しいベンチャー企業であると、経営悪化の原因になりえます。

そのようなことがないように、本当に困ったときには外部の手を借りることも考えましょう。

売掛金回収の大きな助けとなってくれるのが、ファクタリング会社と弁護士の存在です。

ここでは、ファクタリング会社と弁護士それぞれの特徴を紹介しつつ、利用するメリットを紹介します。

(1)ファクタリング

ファクタリングとは、売掛債権をファクタリング会社に売却・譲渡し、ファクタリング会社が売掛金回収を行うという仕組みのことをいいます。

あなたの会社は、ファクタリング会社に債権を売却・譲渡した段階で、債権額を少し下回る金額で売却・譲渡金を受け取ることになります。

つまり、以後、取引先からの回収作業は不要です。

ファクタリングを利用することによって、売掛金の回収遅延や不能の影響を受けることなく、売掛金の管理をすべて任せられます。

本業で多忙な方も、安心して経営資源を守ることができるでしょう。

ファクタリング会社に売掛債権を売却した時点で、現金を受け取れるため、回収手続がぐっと楽になります。

回収期間が短いため、キャッシュフローが悪くなることもありません。

また、ファクタリング会社は取引先の信用力調査も行ってくれるため、既存の取引先はもちろん、将来取引予定の企業に対しても調査を依頼できます。

事前調査を行うことによって、売掛金回収トラブルに巻き込まれる可能性も低くなるでしょう。

(2)弁護士への相談

一個人が売掛金回収を行うには、どうしても限界があります。

そこで、売掛金回収代行を行える専門家である弁護士に依頼をしてみてはいかがでしょうか?

ちなみに、日本で借金回収代行を行える専門家は、弁護士と認定司法書士、そして国が認可したサービサーのみです。

弁護士に依頼するメリットは、いくつかあります。

例えば、自分を甘く見ている債務者に対して、本気度を示すことができるでしょう。

内容証明郵便を送るにしても、弁護士の名前が入っていると、相手の反応も違ってくるはずです。

また、売掛金回収業務を弁護士に一任することで、労力や負担が軽減されます。

本業に支障が出るほど困っている場合には、ぜひ相談してみましょう。

さらに、弁護士は法律のプロフェッショナルであるため、法的手続に移行した場合も知識や経験を駆使して、スムーズに手続を進めてくれるでしょう。

ややこしい法律を勉強する必要もなく、弁護士に任せられます。

7、同じ状況は繰り返さない!売掛金の未回収を防ぐ方法

売掛金の未回収は、お互いに大変不快な思いをすることです。

トラブルに巻き込まれてしまうこともありますが、いくつかの点に注意して売掛金の未回収を防ぎましょう。

この章では、売掛金が回収できない場合のリスクを説明した上で、注意しておきたいポイントを紹介します。

(1)売掛金が回収できない場合のリスクを考える

売掛金が回収できないままだと、お金が入ってこないのはもちろん、取引先からも甘く見られてしまい、ますます支払ってもらえなくなる悪循環に陥る可能性があります。

そうなると、自分自身が借金をしたり資金ショートを起こしたりして、金融機関や投資家などの外部からの信用まで失いかねません。

このような事態に陥らないために、まずは自社の債権状況を数字できちんと自覚しておく必要があります。

そこで役に立つのが、「売上債権回転率」

債権が、どの程度溜まっているのかがわかります。

売上債権回転率の計算式は以下の通りです。

売上債権回転率=売上高÷(売掛金+受取手形)

【計算例】

売上高5、000、売掛金400、受取手形100の会社の売上債権回転率

5、000÷(400+100)=10・・・10回

回転率は、年間の売上高と期末の売上債権との比率で計算します。

回転率が高いほど、売上から売上債権回収までの期間が短く、良好といえるでしょう。

(2)与信管理をしっかり行う

「与信管理」とは、取引先の今後の見通しをきちんと見極め、もしも回収できなかった場合に未回収金をどのように負担するのか決めることです。

与信管理を、自社で管理しているところもあれば、専門家に任せている企業もあります。

自社で与信管理を行うとコストが抑えられるというメリットがありますが、信用調査会社のデータや決算書を正しく理解できる知識と経験が求められます。

不安な方は、専門家に相談してみるのもひとつの手です。

与信管理を行うことにより、危ない状態になってきた取引先については、現金取引にするなど、早期に手を打つことができます。

(3)契約締結の際は公正証書を作成する

取引先と契約を締結する際には、できれば公正証書を作成し、提示することをおすすめします。

公正証書とは、公証人の前で当事者が合意した内容をもとに公証人に作成してもらう書面のことで、公証役場で作成されるものです。

この公正証書に、「代金を〇カ月間支払わない場合には、直ちに強制執行に服する旨を陳述した。」と記載すれば、売掛金未払いが生じても裁判手続を行うことなく、未払いが起こった段階ですぐに強制執行手続に移行することができます。

重要な契約であればあるほど、公正証書を作成することをおすすめします

(4)所有権留保

売買契約の際、所有権をあなたの会社に留保したまま売却する方法です。

もちろん、所有権留保をせずとも、前述のように、即時解除条項をもうけ何かあった時に契約を解除して商品回収を図ることはできます。

しかし、取引先の経営状態が危なくなったときは、取引先に対する他の債権者も目を光らせているわけですから、この商品を何ら問題なく回収できるかは保証がありません。

その点、所有権留保としておけば、他の債権者がこの商品に目をつけて何らかの手を打ってきたとしても、所有権という強力な権利で対抗することができます

8、困ったことが起こったら

売掛金債権の回収についてざっとご説明しました。

しかし、債権の回収は、どのような取引スキームなのか、担保は何をとっているのか、現在どのタイミングであるのか、取引先の現在の経営状況等によって、どのように対応すればよいかは本当にケースバイケースです。

そのため、困ったことがありましたら、ぜひお気軽に弁護士にご相談ください

あなたの会社のケースにあった解決法を提案することができます

まとめ

売掛金が支払えない会社は、経営状態が苦しいことが多いものです。

ともなれば、取引先の倒産の可能性も頭に入れておかなければなりません。

実際に取引先が倒産してしまった場合、売掛金は、まず戻ってこないと考えた方がいいでしょう。

そうなってしまわないように、一刻でも早く回収する必要があります。

今後の取引を考えて、両者の関係が悪化しないようにするためには、まずは話し合いから始めてみてください。

しかし、それでも厳しい場合は、今回紹介した手順に則って、売掛金回収に努めるといいでしょう。

交渉事が苦手という方や、多忙でなかなか手続が進められないという方、法律に関する知識に不安があるという方は、法律の専門家である弁護士に依頼してみてはいかがでしょうか?

弁護士がこれまで培った知識と経験を活かして、状況に合わせてしかるべき措置を取ってくれます。

書類の作成や相手との交渉も行ってくれるので安心です。

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