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契約書を作成しないといけなくなった!契約書作成のポイントと相談先

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企業における契約書の作成は、顧問弁護士がいなかったり法務部等を設置していなければ、多くのケースで次のようになされているはずです。

  • 相手方から提示される
  • 契約書書式本を買う又は使えそうな雛形をネットからダウンロード
  • 会社にある過去締結されたものをアレンジ

契約書が本当に重要となるのは、相手方とトラブルになったときです(契約書がなくても、契約は成立します(一部契約を除く))。
契約締結時には、相手方とトラブルになることなど誰も想像しませんので、「形式上作っておけばいい」となりがちです。

しかし、実は、契約書を作成することは、トラブルに備える以外にも重要な役割があります。

この記事では、

  • 契約書の役割
  • 契約書の作成方法

について解説していきます。

「契約書を作ることになったが、契約書の作り方がわからない」
「契約書作成についての相談先を知りたい」
といった方のお役に立てば幸いです。

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1、企業が契約書を作成する場面

まず、企業が契約書を作成する場面をみていきましょう。

(1)人事関連

企業が必ず契約書を作成する場面と言えば、人事関連があげられます。

以前、「吉本興業ではタレントとの契約書は一切ない」などという報道がありましたが、タレントは個人事業主であるため、タレントとの契約はある意味「取引」となるでしょう。

労働者として「雇用」するのであれば、法律上、作成が必要ですので、一定の書面は必須です。

いか、人事関連で利用される契約書について紹介します。

①労働条件通知書

労働基準法および施行規則では、入社時において、一定事項については、必ず書面で通知しなければならないとしています。

これは、一般的に、「労働条件通知書」と呼ばれています。
「通知書」ですので、使用者から労働者へ一方的に通知する書面であり、双方の合意で作成される「契約書」とは違います。

ここで、雇用における契約書は、「雇用契約」(又は労働契約)ですが、これは書面作成の義務はありません。
そのため、多くの場合、「労働条件通知書兼雇用契約書」として、雇用契約書も兼ねて作成される場合が多いでしょう。

労働条件通知書の雛形は、厚生労働省から出ています。

こちらをご確認ください。

② 労働者の個人情報の取扱い同意書

企業では、労働者の個人情報を保有することになります。

個人情報保護法により、企業は、労働者の個人情報であろうと同法に従った取り扱いが必要です。

同法では、個人情報の利用目的を定め、その目的に従った利用をする際は、情報提供者に同意してもらうことが必要です。
そのため、入社時に、あらかじめ同意を得ることが一般的でしょう。

なお、「同意書」は、契約書と同じです。
契約書は、当事者双方が義務を負うことが多いですが、同意書は、同意する側のみが義務を負うという点が唯一の相違点です。
入社時の個人情報取扱同意書の雛形は、こちらをご覧ください。

情報の取扱いに関する同意書_雛形

③ 秘密保持契約

企業では、ノウハウ、取引内容、株価等、大切な情報を取り扱うことがほとんどです。
そのため、これらに携わる労働者が、重要な情報を漏洩させないよう、秘密保持契約(NDA)を締結すべきでしょう。

なお、これも労働者のみが義務を負うとする形が多いでしょうから、「契約」ではなく「秘密情報の取扱いに関する誓約書」などとする企業もあります。

詳しい秘密保持契約の意味等については、こちらをご覧ください。
秘密保持契約のダウンロードは、こちらからできます。

④ 身元保証書

身元保証書とは、労働者が使用者に対して、損害を与えてしまった場合、身元保証人が、その損害を代わりに賠償する契約です。

たとえば、労働者が会社のお金を使い込んだり、個人情報を漏洩したりしたときに効力を発揮します。

身元保証書の雛形は、こちらをご覧ください。

身元保証書_雛形

なお、2020年4月から施行された改正民法により、使用者は、身元保証人と賠償額の上限を合意しておかないと、身元保証契約自体が無効になってしまいますので、注意してください。

⑤ 出向契約

出向とは、労働者が、雇用先の企業に在籍のまま、子会社や関連企業の事業所で業務に従事することです。
労働者を出向させるためには、企業と労働者との間で、個別同意、または包括同意が必要となります。

出向に関して定めた法律はありませんが、出向させる労働者の氏名、出向期間、給与・賞与等について記載した契約書を作成することが一般的です。

出向契約書の雛形は、こちらをご覧ください。

出向契約書_雛形

(2) 取引関連

次に、取引関連で作成される主な契約書について、紹介します。

① 自社の商品・サービスを提供するとき

自社の商品・サービスをユーザー等に提供する事業者は、利用規約を作成すべきです。

利用規約とは、サービスを提供する側の事業者が、ユーザー向けに整理・精査したサービス利用上のルールを明文化したものです。
ユーザーが利用規約に同意して、サービスを利用することにより、事業者とユーザー間で契約が締結されます。

自社商品・サービスの提供に関係する法律を踏まえ、事業者側は、利用規約を作成しましょう。

② 他社のサービスを受けるとき

多くの企業に当てはまるのは、オフィスやテナントの賃貸借契約、銀行からの借入契約等、会社のインフラを整えるための契約でしょう。

また、リース物件のリース契約、保守メンテナンスのサービス契約、貸付に対する保証契約等、他社のサービスを受けるときは、相手側の約款、雛形に基づいて締結を求められる場合が多いです。

他社の約款等がおかしなものでないか、チェックできる環境も必要となるでしょう。

③ 相互に提携するとき

企業同士で提携するときの業務提携契約、一定の業務を委託するときの業務委託契約等があげられます。

どちら側からドラフトを提示するかは、営業担当者等の話し合いになろうかと思いますが、相手方は、ドラフトで貴社の力量も見るはずですから、ドラフトを提示する際は、可能な限り不備のない内容で提出したいところです。

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2、 契約書の意味とは―「とりあえず締結」はダメ!

では、契約書の意味とはなんでしょうか?

日本の法律において、契約の効力は、口約束でも発生します。
営業担当者等は、取引を進めたいがために、契約書は、とりあえず締結すれば良いと考えていることも少なくありません。
なぜ、わざわざ契約書を作るのかを理解しておくことが必要です。

契約書の本当の効力は、取引相手が約束(契約)を守らないときに発揮されます。

取引相手が契約を守らない場合、よくあるのは、「お金を支払わない」場合ですが、このような場合、どうしますか?
おそらく最初は、「●日までに払ってくださいね」などと電話やメール等で伝えることでしょう。
それでも支払わない場合、どうしますか。
そして、取引相手との連絡が途絶えてしまったら、どうしますか。

取引相手が契約を守らない場合、法律上、「強制執行」をすることができます。
強制執行とは、強制的に、義務を実現させることです。お金を支払わないのであれば、お金に換金できそうな物を、強制的に売却してしまう、などです。

ただ、強制執行は、「裁判」を利用しなければならず、私的に、勝手に実行することは禁止されています。
裁判をするとなると、裁判所に対し、「取引相手がお金を支払ってくれません」ということを訴えることになります。
裁判所が、取引相手は、お金を支払うべきと判断するためには、「取引相手が貴社にお金を支払わなければならない」という義務が発生していなければなりません。

では、取引相手には、貴社に支払う義務が発生していたのかどうか。
それを証明するのが「契約書」なのです。

お金だけではありません。
「●日までに仕事を仕上げてください」という契約をしたのに、取引相手が守らなかったら、どうしますか?
のらりくらりと言い訳されて、全く仕事が進まない。

このようなとき、この取引相手に頼むのをやめて、別の取引先に仕事を依頼するのではないでしょうか。
一度契約をした取引相手に対し、やっぱりやめたい、つまり「契約を解除したい」という場合、取引相手が了承すれば良いですが、取引相手も対価(お金)は欲しいので、了承しないということは大いに考えられます。

こういうときに、契約書で解除できる事由を合意しておくと、トラブルの芽を未然に摘んでおくことができるのです。

もっとも、民法上も、契約を守らない場合は、解除できると定めています。

ただ、どういう場合に解除ができるのか、その取引ごとに詳細な事由を事前に定めておくことができるのが、契約書を作成するメリットでもあります。

先ほどの納期遅れの例では、納期遅れで発生した損害を取引相手に埋めてほしいと思うのではないでしょうか。
損害賠償請求についても、もちろん民法で定められていますが、契約書で詳細を定めるメリットは上述の通りです。

このように、契約書は、いつ、誰に、何をしてほしいのか(何をしてもらわなければ困るのか)、逆に、いつまでに、自分は、何ならできるのか、を可能な限り詳細に定めることがとても大切です。
リスクヘッジという意味が大きいですが、営業上、事前に詳細を取り決めておくことは、スムーズな取引の遂行に大変役に立つでしょう。

契約書の内容を確認しないで署名や捺印するのは論外ですが、契約書の内容が曖昧、事前に話し合っていた内容と異なるなどの場合は、契約書を締結してはなりません。

「とりあえず締結」ではなく、しっかりと契約内容に目を通し、納得の上で契約を結ぶ必要があるのです。

3、 契約書の構成

では、実際に契約書を作成していく上で、どのように構成していくかについて、解説します。

(1)タイトル

書面のタイトルは、さまざまなものがあります。

  • 覚書
  • 念書
  • 同意書
  • 合意書 など

しかし、どのようなタイトルであっても、法的効力は契約書と同じです。
よほど内容とかけ離れたものであれば問題ですが、タイトルの表記自体は、さほど重要ではありません。

逆に言うと、契約書は、内容こそ重要ということです。

なお、契約の準備段階において、当事者のメモ程度の意味を持たせる書面を作成する場合には、タイトルの工夫ではなく、内容にその旨盛り込むと良いでしょう。
たとえば、「本書の締結は、当事者間に最終契約を締結する義務を課すものではないことを相互に確認する」などという条項を入れるのです。

(2)構成

契約書の主な構成は次のとおりです。

項目

内容

表題・タイトル

契約書のタイトルです。「覚書」、「念書」でも法的効力は契約書と同じです。

前文・前書き

契約当事者が何者か、何の契約であるかを簡潔に述べます。

契約本文・目的条項

契約書の内容を記載します。各当事者の権利や義務について定めます。

後文・後書き

契約の本文が終わることを示す締めくくりの文です。

日付

契約の締結日を記載します。

署名欄

当事者の氏名、住所、会社名等の事項を記載し、署名または記名捺印するための欄です。

4、契約書の作成方法

では、いよいよ、契約書の作成方法について解説します。

(1) まずは、契約の内容自体を「詳細に」明確にすること

契約書の本文、つまり契約内容は、契約書で最も重要な箇所です。
あいまいな表現で契約内容を記載してしまうと、後々のトラブルの原因となります。

無用なトラブルを避けるためにも、契約内容は、詳細かつ明確に記載しましょう。

条文の順番は、契約の時系列に従って記載すると分かりやすいです。

(2) 誰が、いつ、どこで、何をするのか。取引の内容がはっきりとわかる記載を

契約内容は、詳細かつ明確に書くと述べたように、「誰が」、「誰に対して」、「いつ」、「どこで」、「何をするか」をはっきりと記載します。表現も曖昧にせず、たとえば期日等に関しては、具体的な日付を書きます。

読む人によって解釈が変わるような記載は、避けなければなりません。
非論理的だったり、抽象的だったりする言葉は使わないようにしましょう。

(3) 具体的金額、いつ発生するのか、支払い方法を明確に

支払いに関する条項は、「誰が、誰に対して、支払うのか」、「支払いの具体的な内容(金額等)」、「支払い時期」、「支払い方法」について、必ず記載します。
日付や金額についても、後日、トラブルの原因になるような曖昧な表現にせず、具体的に書く必要があります。

(4) 法律上、何契約なのかを意識しよう

雇用契約なのか、秘密保持契約なのか、賃貸借契約なのか、法律上、何契約に当たる取引なのかを意識してください。

そして、法律上の権利義務の関係に対し、同じ内容にするところと、変更するところを検討します。

(5) 契約当事者の権利と義務を明確に

契約書では、契約当事者の権利または義務を明確に規定します。
誰の権利・義務かわかるように、主語と述語を意識して、すべての契約条項で、明確に規定することが重要です。

(6) 曖昧な表現は使うべからず

契約条項の曖昧な表現は、読む人によって解釈が変わる可能性があるため、後日、トラブルの原因になりがちです。

たとえば、賃貸借契約の「原状回復」を例にあげてみましょう。

民法上、元の状態に回復しておくことを「原状回復」と言い、不動産の賃貸借契約が終了する場面で、「賃借人は、賃借不動産を原状回復して賃貸人に明け渡すこと」などと用いられる用語です。

この「原状」とは何なのか、お互いに元の状態を忘れてしまっていては、どうしようもありません。

長期にわたって賃貸借していれば、解約時に改めて、どの程度まで回復しておくかを話し合うなどなされることもありますが、オーナーが変わるなどして想定外の要求がなされることもあるでしょう。

賃借人の立場からは、賃借物件を引き払うときに、どの程度のコストがかかるかに関わります。
賃貸人の立場からは、新しい賃借人が入居するときに、どの程度のコストをかけなければならないのかに関わります。
どこまで回復すべきなのか、明確に合意しておくべきでしょう。

(7) 契約違反をしたとき、どうするのか

契約内容によっては、当事者が契約に違反した場合の対処条項を記載する場合があります。

契約違反をした場合に契約解除とするのか、それとも、損害賠償請求をするのかなど、ビジネスにとって、どのような対処が有益かをよく検討してから記載しましょう。

(8) 契約がいつ終了するのか、更新するのか

契約がいつ始まり、どのような手続を経て、いつ終了するのか、あるいは、更新するのかについて、当事者間で取り決めておく必要があります。

そもそも、契約というものは永久に続くものではないため、契約書には、契約の終了日を含めた契約期間を明確に記載します。

(9) 雛形を利用する際の注意点

インターネットで検索すれば、さまざまな契約書のサンプルやテンプレートが公開されています。

雛形があれば、比較的簡単に契約書を作成できるので便利ではありますが、注意すべきは、必要事項を満たしていなかったり、自社の契約内容に合致していなかったりするケースもあることです。

雛形を利用する場合でも、あくまでもベースにするにとどめて、今回の具体的な契約に合致するのかどうか、精査することが重要です。

5、契約書には収入印紙をはる

契約書の種類によっては、収入印紙を貼る必要があります。
収入印紙が必要な契約書の種類は、印紙税法で規定されています。

たとえば、「請負に関する契約書」は「文書1通、または1冊につき記載された契約金額が1万円以上」に該当する場合、収入印紙が必要です。

参考:No.7102 請負に関する契約書|国税庁

作成しようとする契約書に印紙が必要かどうかは、国税庁のホームページに「印紙税額の一覧表」が公開されているので、そちらをご参照ください。

参考:No.7140 印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで|国税庁

6、 契約書の作成は弁護士へ相談を

契約書の作成が大変なのは、大きくは、次の4点と言えるでしょう。

  • 文章力を要する
  • 法律に詳しくないと、法的リスクが見えない
  • 自社側の義務を明確にしたくない
  • 準備すべき契約書の数や内容において、ボリュームが多すぎる

特に3点目、契約内容を、できるだけ詳細に明確にする必要があるのはわかったけれど、自社の義務は、ふわっとさせておきたいというのが正直なところではないでしょうか。
相手方に突っ込まれないためにも、記載の仕方にテクニックを要します。

この点、弁護士に契約書の作成を依頼すれば、法律の専門家が作成する契約書なので、信頼できるという他に、その法的効力を高めることができるというメリットがあります。

また、「2」で契約書の重要性を述べたように、契約書が本当の効力を発揮するタイミングは、契約上のトラブルが起きたときです。
万が一、トラブルが発生したときであっても、契約書の作成に携わった弁護士ならば、交渉をスムーズに進めることができます。

会社商品・サービスの約款や、B to B 取引における契約書の作成、その他大切と思われる契約を締結される際は、弁護士に相談されることを強くお勧めします。

まとめ

契約書は、作成することが目的ではなく、契約自体に法的効果をもたせ、トラブルを未然に防ぐため、あるいは起きてしまったトラブルに対処するために作成します。

このためには、契約書作成段階においてリスクを見通すこと、自社のリスクを減らす内容とすること、相手方の義務をしっかりと規定することが重要です。

契約上のトラブルを避けるためにも、契約書を作成する際は、経験豊富な弁護士に相談されることをおすすめします。

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