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テレワーク急遽導入―そのとき、研修で周知徹底すべき8つの重点ポイント

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テレワークを導入するのであれば、テレワークにおけるルールを、社内で周知徹底しなければなりません。その方法として、「研修」の形をとる会社も多いでしょう。

新型コロナウイルスにより、急遽導入したけれど、研修はまだ、という会社も多いのではないでしょうか。 

本記事では、テレワークに関する社内研修で取り上げるべき項目について、弁護士がわかりやすく解説します。

ご参考になれば幸いです。

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1、テレワーク導入研修〜事前準備

テレワーク導入研修をするには、会社が、テレワークを実施できる体制になっていなくてはなりません。テレワークを行うには、以下の体制が必要です。

本項では、テレワーク導入研修を行う際の「事前準備」として、会社がテレワークを行うにあ
り、整えておくべき体制について、おさらいしておきましょう。

(1)情報セキュリティの完備

会社では、秘密情報、個人情報といった、漏洩してはならない情報を扱っています。
テレワークでは、これらの情報をネットを介して取り扱うことになるため、どうしても情報漏洩のリスクが伴います。具体的には、以下のリスクです。

  • 持ち出しリスク
  • 誤送信リスク
  • 消去リスク
  • 不正アクセスリスク

これらのリスクを徹底排除しておかなければなりません。
これらのリスク排除のためには、システムを整えることはもちろんですが、ルールの取り決めと研修(周知)が大変重要になってきます。

(2)リモートコミュニケーションツールの完備

テレワークでは、社内、社外とのコミュニケーションが、全てリモートになってきます。
これまで対面で行なっていた会議等をリモートで行う方法として、電話やメールは、もはや時代遅れです。
電話に代わり、いわゆるテレビ電話となるツールの導入、そしてメールに代わり、瞬時にリアルタイムで確認しあえるツールの導入が必至です。
それに伴い、これらツールの使い方はもちろん、ルールやマナーを研修で落とし込まなければなりません。

(3)勤怠(労働時間)管理、人事評価制度の完備

これまで、手動のタイムカードで勤怠管理をしていた場合、ネット上での勤怠管理が必須となってきます。
もし、新しく導入する場合は、勤怠申告方法についても、研修が必要です。
特に、家事・育児等のための中抜け時間の取り扱い等は、申告方法、賃金発生の有無等、ルールを明確にしておきましょう。

また、テレワークで、特に問題になるのが、人事評価のあり方です。
本来、評価の基準が明確であれば、働く場所がどこであっても、評価はできるはずですが、実際には、目の前の部下の働きぶりを重要な評価項目としていることも多く、そのような場合には、その基準を変えなければなりません。
そして、この新しい評価基準について、研修が必要になってきます。

(4)テレワークに関する社内規程の完備

以上、テレワークで変わることについて、社内規程を揃えなければなりません。
研修は、これら社内規程の説明会、という位置付けが理想と言えます。
規程として何を揃えるのかは、それぞれの会社により決定していけばよいことですが、主に以下のことについては、必要かと思います。

  • 対象部署
  • 申請方法
  • 各部署における業務手続(オフィスワークと異なる手続がある場合)
  • 勤怠管理の方法
  • 情報漏洩を防ぐための手続
  • 費用負担(特にWi-Fi等通信費)

ただし、ルールは不断に見直し、見直したルールを、さらに研修等で周知する体制を整えておくことが大切です。

2、テレワーク導入研修〜研修で伝えるべきこと

それでは、テレワークの導入研修で、労働者に何を伝えていくかを纏めてみましょう。

(1)テレワークの目的と必要性の理解

テレワークを導入する目的を明確に示し、具体的イメージをはっきりと伝えます。項目としては、次のようなものです。

① 自社のテレワークの位置付け、目的・必要性と得られる効果

生産性の向上、ワークライフバランスの向上等です。お題目ではなく、具体的に、何をどのように変えていくことを狙っているのかを、経営者自身の言葉で語ってください。

② 導入計画/導入の流れ

全体のスケジュール等です。
順次導入するのであれば、いつまでに、どの業務を、といったことを具体的に示します。
システム上の問題等で、対象業務や運営時間等に制約が生ずるのであれば、注意して説明します。

③ 導入による働き方改革

テレワークの導入により、働き方が変わります。
机を並べて、何となくみんなで助け合う、というわけにはいきません。
担当業務を明確にし、共同で行うべき作業は、コミュケーションツールを用いて助け合う等、具体的なイメージを示します。
後述の通り、育児・介護との両立等も重要な目的ならば、そのための中抜け時間等は、お互い様だという共通の認識を明確に示しましょう。

(2)テレワーク環境での労務管理(勤怠管理、業務管理等)

テレワークは、離れた場所で、それぞれ自律的に働くのです。勤怠管理や業務管理について、押さえるべき勘所を明確に示します。
労務管理には、始業・終業時刻の記録・報告を行う勤怠管理、業務時間中のプレゼンス管理(在席管理)、業務遂行状況を把握する業務管理の観点があります。

①勤怠管理 

始業・終業時刻の記録・報告の方法です。
メールや電話のほか、最近では、パソコンと連動した勤怠管理ツールが、様々用意されています。
なお、業務中は、常時連絡可能な状態にしておくことが普通でしょう。これで、労働時間管理の技術的な問題はないはずです。

なお、家事や育児・介護等では、中抜け時間が生ずるのが当然の前提です。
中抜け時間は、始業時間を繰り上げるとか、終業時間を繰り下げるとか、時間単位年休の対象にする、といったルールを定めて、研修で周知します。

②プレゼンス管理 

プレゼンス管理ツールは、労働者の在席状況や業務状況を、リアルタイムで把握するツールです。
勤怠管理システムと一体になっているものもあります。
管理者にとっては、部下の業務が見える化されます。部下としても、逐一業務の状況を報告しなくても済みます。

このようなツールの使い方や取り扱いルールは、研修の重要な項目です。

③業務管理 

テレワーク実施者の業務遂行状況を、的確に把握する様々なツールが用意されています。
スケジュールツールは、個々の労働者が、いつ、どんな仕事をしているかを管理するものです。
管理者も、同じチームのメンバーも、お互いの仕事の状況を共有できます。
ワークフローは、一連の業務手続の流れを図式化したものです。
この仕組みをシステムに組み込んで、業務の流れを効率化することも、よく行われています。
そのようなツールの使い方や取り扱いルールも、研修で周知徹底しましょう。

④柔軟な働き方

テレワーク導入を機に、フレックスタイム制等の柔軟な働き方を導入するのであれば、その趣旨や取り扱いルールを研修で周知徹底します。
フレックスタイム制は、あらかじめ働く時間の総量(総労働時間)を決め、日々の始業・終業時刻や働く長さを、労働者が自由に決定するものです。
一定の清算期間の間で、総労働時間の帳尻を合わせればよいので、在宅勤務にふさわしい働き方といえます。

ただし、清算期間や残業の取り扱い等、理解が難しい点もありますので、研修で周知徹底します。

(参考)

「事業場外みなし労働時間制」として、事業場外の労働について、所定労働時間働いたものとみなすという制度もあります。
在宅勤務で、会社とオンラインで繋がっているような場合には、適用の余地は、殆んどないと考えられています。
テレワークは、当然に事業場外みなし労働時間制だと思い込んでいる人がいますので、誤解を払拭する必要があるでしょう。

(参考)厚生労働省

フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き

事業場外みなし労働時間制の適用要件については、次のガイドライン5~7頁を参照。
「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」 

⑤ヤミ残業は許されない。 

テレワークでも、労働時間を管理する必要があり、時間外労働は、割増賃金の対象になります。
管理監督者や裁量労働制が適用される労働者でも、会社として、労働時間を把握する義務があります。
上記の様々なツールを用いれば、労働時間の把握は難しくないでしょう。

とはいえ、在宅勤務で、例えば、お子様のお世話等で、作業効率が落ちる労働者もいるでしょう。
会社に迷惑をかけたくないからと、勤怠管理システムに登録せずに、仕事をこっそりと続ける、というようなことは許されません。
在宅で効率が落ちて、予定の業務が終わらないのであれば、業務の分担を変えたり、スケジュールを変えたりして、対応すべきです。
労働時間を把握するのは、労働投入量すなわちインプットを把握して、労働者間の労働投入量を管理・調整するためです。
ヤミ残業は、インプットをごまかすことであり、管理者としての労務管理に支障をもたらすものです。
そのようなことも、研修で周知徹底すべきです。

(3)テレワークに係るシステム及びツールの使用・操作方法・トラブル時の連絡方法 

①テレワークにかかるシステムやツールの使用・操作方法

照会窓口を設けておくとか、オンライン研修等で操作方法を学べるようにするといった対応が必須です。

②トラブル時の連絡先 

急遽、パソコンがフリーズしたり、速度低下を起こすといった障害も発生しがちです。
ウイルスの侵入の危険等、様々なトラブルがあります。
パソコンが使えない場合に備えて、複数の連絡手段を用意し、連絡方法を研修で周知徹底します。

(4)情報セキュリティ

テレワークは、会社の外で、会社の重要情報を取り扱うものです。
情報セキュリティ確保のために、次のような内容を研修で周知徹底します。

①情報取り扱いの基本の周知徹底

とりわけ、家族のいる家庭でのテレワークであれば、家族にも情報が漏れないような対応が必要です。
取引先やお客様の個人情報等は、特に注意が必要です。営業秘密やインサイダー情報等は、なおさらです。

PCモニターのカバー装着、可能な限り、家族のいない部屋での作業、会話のイヤホン使用、社内ミーティングでの略語使用等のルールの周知も必要です。
とはいえ、家庭環境は様々であり、このようなことがすべて遵守できるとは限りません。
本人の業務内容やスキル等も考えて、個別の判断も必要になるでしょう。

なお、在宅と言いながら、カフェ等で仕事をしたいという人もいるでしょう。
これを許すかどうかも、会社として、明確にしておく必要があります。

(注)いわゆる「ノマドワーカー」の問題

英語で「遊牧民」を意味する「nomad(ノマド)」と、「労働者」を意味する「worker(ワーカー)」を組み合せた造語。電源やwi-fi環境のある場所であれば、どこででも仕事をする、という働き方です。
ファミレス、喫茶店、コワーキングスペース、公共の図書館等が挙げられます。
情報セキュリティ上の問題が生じやすい働き方であり、会社としての対応方針を明確にしておく必要があります。

②ウイルス対策等 

オフィスから離れた場所で、パソコンに急遽ウイルスが侵入することもあるでしょう。
マルウェア等の脅迫的なものもあります。
代表的なウイルス等について研修で周知し、対処方法や万一の連絡先等を明確にしておきます。

なお、会社で認めた以外のアプリのインストール等は禁止する扱いが望ましいでしょう。様々なウイルスや外部からの不正侵入のきっかけになりかねません。

(注)マルウェア

「マルウェア」は、不具合を起こす意図で作られているソフトやプログラムの総称です。
ランサムウェアは、そのひとつです。
感染したパソコンのファイルやデータを読み取れなくしてしまい、データ復元するには金銭を払え、という「身代金」を求めるものです。

(5)テレワークの際の労働者の指導や育成の方法 

顔を見合わせてのOJTは難しくなるでしょう。
オンライン会議システムの活用やeラーニング等、様々な研修のツールがあります。
取引先の承諾を得たうえで、先輩のセールスぶりを録画させていただき、研修の教材にするといった工夫をされている会社もあります。
「幾度も見直しができるので、同行セールスよりも研修効果が上がる」といった声もあるようです。
テレワークだから、人材育成が難しい等とは思い込まないでください。

(6)人事評価 

テレワークで人事評価をどうするかは、管理者も、一般の労働者も、不安に思っているところです。
会社として、公正な人事評価をどのように行うか方針を明確にし、評価の手順についても、研修で周知徹底します。
評価の基準が明確であれば、離れた場所で仕事をしていても、適切な評価は可能なはずです。
時間か成果か、といった議論ではありません。
労働時間はインプット、成果はアウトプットであり、そのアウトプットをどのように評価するか、という問題です。評価項目・評価基準を整備して、研修で周知しましょう。

(7)労働安全衛生(VDT環境)・労災防止対策

①作業環境

とりわけ、在宅の場合の自宅の作業環境について、労働者が確認できるよう、会社でチェックシート等を作成し、取り扱い方を研修で説明して、労働者にチェックさせます。
場合によっては、会社のテレワーク担当者が、ご自宅に伺って、現認することも必要になるでしょう。

困った点は遠慮なく相談して欲しい、ということも、研修で周知徹底します。
作業環境が適切でないと、作業効率の低下や情報セキュリティ上の問題等も生じます。
さらには、転倒して、ケガをし、労働災害になる、といったことも起こり得ます。

出典:総務省セミナー資料「テレワーク実施時の労務管理上の留意点

②労働災害対応 

在宅の仕事でも、業務遂行中に、業務に起因してケガをしたり、病気になったら、労働災害になりえます。
在宅勤務中に、トイレに行った帰りに椅子に座ろうとして、ひっくり返りケガをしたことで、労働災害と認められたケースもあります。

管理者から見えない場所での災害であり、本人も労災になりうると知らないことが多いでしょう。
労災になりうる事態をケース・スタディなどで周知徹底し、労災の可能性のある事態は、すぐに報告・連絡・相談することを周知徹底します。

(8)メンタルヘルス対策・ハラスメント対策 

①メンタルの重要性の明示

孤独な作業環境の中で、労働者がストレスを抱え込むことも多いでしょう。
定例的な連絡・相談、日常の打合せ等のルールを明確にし、確実に守ることを研修で周知徹底します。

②マナー対策・ハラスメント防止 

例えば、管理者が、自宅で私服姿の労働者に、気安くプライベートな質問等を投げること等はハラスメントになりかねません。
そのようなマナーも、研修で明確にするべきでしょう。

(参考)

日経新聞6月1日朝刊

テレワークで「リモハラ」懸念 文字だけの指示、強圧的な印象 私生活言及に不快感も

「私服の部下を見たりして、つい自宅や家族について言及してしまうということも想定される。」

3、特に管理職に伝えるべき「テレワークにおける労働法制の適用」

テレワークにおける研修は、テレワーカーと管理者では、基本的に同じと考えますが、特に管理者に対して、伝えるべきことがあるでしょう。

本項では、特に、管理者に周知徹底すべき問題を整理しておきます。

(1)労働法制はすべて適用される

労働法制は、全て適応されます。テレワークだからといって、特別扱いされるわけではありません。

例えば、

  • 労働時間把握義務
  • 安全配慮義務(在宅の作業環境チェックの根拠)
  • 労災発生時の会社としての協力義務

等です。

労災の協力義務については、労災発生時の本人の申告を確実に促すこと、管理者が勝手に判断せず、会社として労基署への労災認定請求に協力すること、という点を、特に強調しておくべきと思います。

(2)家事・育児・介護・病気との両立等の労働者への配慮 

在宅勤務固有の問題として、家事や育児・介護等への配慮が必要です。
例えば、子育てとの両立で、作業効率が落ちるとか、作業の中断が生ずるのは、会社としては、当然予想しておくべきことです。

在宅勤務の様々な事情で、効率が落ちたり、成果が上がらないのであれば、チームで助け合うことです。
テレワークのせいにして、テレワークを利用しないという選択肢は、これからの社会では通用しなくなってきます。
テレワークを前提にした、成果のアップと効率の良さを追求すること、管理者には、そのようなマネジメントが求められるのです。

(3)離れた場所ながらも、上司・同僚のサポートを求めやすく

テレワークの場合、仕事に行き詰まったとき、すぐに周囲に相談ができないという問題点も挙げられます。
特に、指示に基づき作業をしている労働者においては、指示者に対し、何度も遠隔から声を掛けることに、躊躇する心理はあるでしょう。

業務効率を上げるために、必要なコミュニケーションのあり方については、特に管理者研修で、重点的に取り上げるべきです。
できれば、ディスカッションや実際の事例のケース・スタディ等も取り入れるべきでしょう。

4、コンプライアンスを遵守したテレワークを実践するなら

新型コロナウイルス対応で、各社では、一気にテレワークが推進されてしまいました。よく考えずに、勢いで導入してしまった会社も多いでしょう。

しかし、なんの準備もないままだと、情報漏洩のリスクヘッジが甘い、社内規程がない、勤怠管理が中途半端等、コンプライアンス上の問題が残ってしまっていることが多いと思います。

テレワークについては、厚生労働省や関係団体等が、様々なガイドラインや有益な情報を提供してくれていますが、会社の担当者が、それらを読み込んで判断していく時間はないでしょう。

そこで、専門の弁護士に相談しながら、対応していくことをお薦めします。
それにより、コンプライアンスを遵守したテレワークを実現することが可能です。
さらに言えば、テレワーク導入研修を弁護士に依頼してみることも有益でしょう。
ぜひ弁護士をご活用ください。

まとめ

新型コロナウイルス対策として、切羽詰ってテレワークを導入した会社も多いでしょう。
この記事で、抜け落ちていたことがないか、もっと対応すべきことがないか、ぜひ振り返ってみてください。

そして何よりも、テレワークは、将来に向けた大きな投資になります。
3密対策という視点ではなく、会社の未来を切り開き、労働者の明日の業務にも、生活にも役立つものなのです。

参考資料を掲げました。
この記事が、あなたの会社と労働者の明るい未来に繋がることを念願しています。

(参考)

厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト

テレワーク全体の様々な資料が纏まっています。

その中で、次の資料等が、特にお薦めです。テレワーク導入研修等でも、ぜひご活用ください。前述のものも、改めて掲載しています。

テレワークの導入方法 

テレワーク導入についての簡潔な解説です。テレワーク導入運用の基本的なテキストです。

導入事例

テレワークを導入している企業の先進的な事例が紹介されています。

効果・効用

企業にとってのテレワーク導入の効果・効用をまとめた解説です。

「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」 

テレワーク全体についての厚生労働省の取り扱いガイドラインです。働き方改革実行計画の中で取りまとめられたものであり、人事総務担当者等は、ぜひ一読しておくべきです。

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