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労務担当者のための就業規則違反への対処法

労務担当者のための就業規則違反への対処法

労働者が就業規則違反を犯しているのを発見した場合、労務担当者としては、速やかに何らかの対応を取る必要があります。

しかし、たとえ就業規則違反を犯しているとはいっても、労働者は、労働関係法令によって、手厚く保護されています。
そのため、会社としては、法に触れない形で、丁寧に労働者の就業規則違反を追及していかなければなりません。

就業規則違反に対応する労務担当者としては、法律の内容や実例を踏まえた、正しい対処法を理解しておくことが不可欠です。

この記事では、法律的な視点から、

  • 就業規則違反の事例
  • 就業規則違反への対処法
  • 就業規則違反を放置した場合のリスク

などについて解説します。

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1、就業規則違反とは|具体例で解説

就業規則違反とは|具体例で解説

会社の労働者が、どのような行為を行った場合、就業規則違反に該当するのでしょうか。

就業規則違反の意義と具体例について、解説します。

(1)就業規則違反とは

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成しなければならないものとされています(労働基準法第89条)。

就業規則は、全労働者に対して適用される、会社に勤務するに当たってのルールです。この就業規則に違反した場合、就業規則違反として、懲戒の対象となる可能性があります。

なお、就業規則の内容が、労働者の権利を過度に制限するものである場合、その部分については、無効となってしまう可能性もあります。

また、労働基準法や労働契約法には、就業規則作成や変更の手続についての定めがあり、これらに違反して作成・変更された就業規則についても、無効となる可能性がある点に注意が必要です。

(2)就業規則違反の具体例

就業規則違反の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 許可を受けていない機密情報や顧客情報の持出し
  • 無断欠勤や無断遅刻
  • 不正な経費の申請
  • ハラスメント行為
  • 正当な理由のない指示違反
  • 仕事上の重大なミスにより、会社に損害を与えること
  • 正当な理由のない過度な離席
  • 勤務時間中に、過度に私的な行為を行うこと
  • タイムカードの不正な打刻
  • 正当な理由のない転勤の拒否

2、就業規則違反があったら、必ず関係者から事情を聴く

就業規則違反があったら、必ず関係者から事情を聴く

労務担当者が、状況証拠等から就業規則違反があると判断した場合でも、必ず当事者や関係者から事情を聴くようにしましょう。

労働契約法第15条には、以下のように規定されています。

使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

労務担当者としては、次に挙げる注意事項に留意して、就業規則違反が懲戒に値するものであるかどうか、しっかりと審査しましょう。当事者や関係者から事情を聴かずに、いきなり懲戒処分に踏み切ってしまうと、懲戒権の濫用に該当してしまう恐れがあります。

(1)言い逃れのできない証拠を押さえておく

当事者との話し合いの機会を持つ前に、まずは、就業規則違反に関する言い逃れのできない証拠を押さえておくことが重要です。

先に証拠を押さえておくことにより、違反当事者である労働者が、矛盾した説明をした場合等に、矛盾を指摘することができます。

(2)労働者に弁明の機会を与える

労働者から事情を聴く際には、一方的に問い詰めるのではなく、労働者に、弁明の機会を与えることも大切です。

懲戒の可否を判断するにあたっては、授業員が就業規則違反を犯した理由も、重要になります。

また、しっかりと弁明の機会を与えた上で、処分を決定したということ自体が、適正手続の観点から、処分の妥当性を裏付けることになります。

(3)パワハラにならないように注意する

労働者の事情聴取は、あくまでも、どのような処分を下すかの判断材料を得ることが目的です。

労働者を過度に詰問することは、かえってパワハラ等の就業規則違反に繋がりますので、控えましょう。

3、就業規則違反を発見した際の会社の対処方法

就業規則違反を発見した際の会社の対処方法

労働者の就業規則違反に対して、会社として取ることのできる対処方法について、解説します。

(1)口頭での注意にとどめる

就業規則違反の程度が軽い場合、初回の違反である場合等には、口頭での注意にとどめることも考えられます。

就業規則違反をした労働者が、自力で更生することを期待する意味が大きく、注意と併せて、「次回は、より重い処分になる」ということを警告しておくと良いでしょう。

(2)始末書の提出を求める

口頭での注意よりも厳しい形で、労働者の反省を促したい場合には、始末書の提出を求めることも考えられます。

懲戒処分ではない形で、始末書の提出を求める場合には、労働者が、任意で提出したといえるような状況を確保しておくのが無難です。

ここでも、パワハラにならないように、言動に気を付けながら、労働者を説得しましょう。

また、労働者とのやり取りの内容についても記録を取って、労働者からも、その記録内容についての同意をとっておく方が良いでしょう。

(3)懲戒処分を行う

就業規則違反の程度が重い場合には、懲戒処分を行うことになります。

懲戒処分のパターンには、軽いものから重いものという順に、以下のものがあります。

①戒告・譴責・訓戒等

いずれも、労働者に対しての指導・警告を行う懲戒処分です。

懲戒処分として行われるため、口頭での注意や懲戒処分外での始末書の提出よりも、重い処分になります。

②減給

労働者の給料を減額する懲戒処分です。

なお、減額できる給料の上限は、以下のとおりです(労働基準法第91条)。

  • 1回の処分につき、平均賃金の1日分の半額
  • 総額が一賃金支払期における賃金の総額の10分の1

③出勤停止

労働者に、一定期間出勤の停止を命じる懲戒処分です。

出勤停止期間は無給となるので、減給処分よりも重い処分になります。

④降格

労働者の役職を降格させる懲戒処分です。

給料が下がることが通常で、また、会社内でのその後の出世も難しくなりますので、非常に重い懲戒処分です。

⑤諭旨退職

一定期間を設けて、その間に、自己都合退職をすることを促す懲戒処分です。

諭旨退職を拒否した場合は、懲戒解雇となるのが通常です。

諭旨退職は、任意の退職という扱いですが、拒否すれば懲戒解雇となるため、事実上の強制退職処分であり、きわめて重い懲戒処分です。

⑥懲戒解雇

会社の側から雇用契約を解除し、労働者を強制的に退職させる処分です。

懲戒解雇を行う際には、解雇権の濫用(労働契約法第16条)に当たらないよう、十分に注意する必要があります。

懲戒処分を行う場合、就業規則違反の悪質性・常習性等、違反行為の重さに比例した適切な処分を選択する必要があります。

それほど重くない就業規則違反に対して、重い懲戒処分を課してしまうと、最悪の場合、労働者との間の訴訟に発展するリスクもあります。

そのため、懲戒処分を行う前には、十分な調査と検討をする必要があります。

(4)労働者に対する損害賠償請求

労働者が、就業規則違反により、会社に損害を与えた場合、労働契約上の債務不履行として、損害賠償を請求することもできます。

この場合、弁護士に相談しながら、損害賠償請求に必要な証拠を集めていくことになります。

4、就業規則違反に対して懲戒処分をする際の注意点3つ

就業規則違反に対して懲戒処分をする際の注意点3つ

就業規則違反に対して、懲戒処分を行う場合、後に、労働者との間で紛争が発生した場合に不利にならないよう、以下のことに注意する必要があります。

(1)懲戒処分に、就業規則上の根拠があるか

懲戒処分は、就業規則に基づいて行われるため、就業規則上の根拠があることが必須となります。

ただし、就業規則における懲戒処分の要件は、幅広に規定されていることも多いです。

したがって、事実関係を詳細に調査した上で、十分な検討を行った結果、その懲戒処分を行ったということを説明できるようにしておくべきでしょう。

(2)就業規則が労働者に対して周知されているか

使用者は、労働者に対して、就業規則の内容を周知しなければならないとされています(労働基準法第106条第1項)。

就業規則の周知を怠った場合、労働基準法違反として、刑罰の対象となります。

また、周知されていない就業規則は、原則として、無効になってしまいます。

当然、無効な就業規則に基づく懲戒処分も、無効になります。

就業規則の周知は、会社として当然の義務ですが、念のため、労働者に対して、適切な周知が行われているかを確認しましょう。

(3)違反の内容に比べて懲戒処分が重すぎないか

就業規則違反の内容や悪質性に比べて、不合理に重い懲戒処分を行った場合、懲戒権の濫用として、懲戒処分が無効になってしまいます(労働契約法第15条)。

そのため、懲戒処分の内容を決定する場合には、処分が重すぎないかということにも、注意を払う必要があります。

5、懲戒処分を避けて退職勧奨をする際の注意点3つ

懲戒処分を避けて退職勧奨をする際の注意点3つ

懲戒処分を行うことは、リスクが高く、可能であれば避ける方が無難です。
そのため、懲戒処分を避けつつ、労働者に、自主的な退職を促すことも、多くの会社で行われています。これを、「退職勧奨」といいます。

退職勧奨を行う際の注意点を3つ紹介します。

(1)強要してはならない

退職勧奨は、あくまでも労働者の任意の退職を促すものです。

退職を強要することは、不法行為として、慰謝料請求の対象となることもあります。そのため、退職の強要は、絶対に避けましょう。

直接強要することはもちろん、間接的な形で、退職を事実上強要することも認められません。たとえば、単純作業しか行わない部署に異動させて、長期間過ごさせたりする行為は、間接的な退職強要とみなされる恐れがあるでしょう。

(2)1度で終わらせる

退職勧奨を何度も繰り返すと、事実上退職を強要しているとみなされる恐れがあります。

そのため、退職勧奨は、1回に限定するのが無難でしょう。

(3)パワハラにならないように注意する

退職勧奨の際に、パワハラ行為が行われると、退職の強要とみなされる恐れがあるだけでなく、後に、労働者から損害賠償等を請求される可能性も生じてきます。

そのため、退職勧奨を行う際の言動には、十分に注意する必要があります。

6、就業規則違反を放置した場合の会社のリスクとは?

就業規則違反を放置した場合の会社のリスクとは?

就業規則違反に対しては、迅速に対応しなければなりません。

就業規則違反を放置すると、会社にとって、大きなリスクを生じさせることになります。

どのようなリスクが生じるかについて、解説します。

(1)組織として機能不全に

会社組織が、適切に機能するためには、会社にとってプラスになる行為にはしっかり報酬を与え、マイナスとなる行為には、罰を与えるという「信賞必罰」の仕組みを整える必要があります。

しかし、就業規則違反を放置すると、会社にとってマイナスの行為に対して、罰が与えられない状況になってしまいます。

信賞必罰の仕組みが崩れると、会社組織が適切に機能しなくなってしまうでしょう。

(2)不正等が横行し、利益の低下へ

就業規則違反を目こぼしする会社であると労働者から認識されてしまうと、会社の規律が崩れてしまいます。

労働者は、就業規則をないがしろにし、社内に不正が横行してしまうことになるでしょう。

そうなれば、会社における労働者の生産性が低下し、ひいては、会社の業績悪化に繋がってしまいます。

(3)就業規則違反には、迅速に対応することが大切

このように、就業規則違反を放置すると、会社にとっての大きな損害に繋がる恐れがあります。

そのため、就業規則違反に対しては、迅速に対応することが重要になります。

7、人事労務で困った場合は、弁護士へ相談を

人事労務で困った場合は、弁護士へ相談を

就業規則違反への対応等、人事労務で困った場合には、弁護士に相談することをお勧めします。

労働者は、労働基準法・労働契約法等の労働関係法令によって、手厚く保護されています。そのため、会社として、労働者に対峙する場合には、法令を踏まえた対応をすることがきわめて重要です。

弁護士に相談をすれば、会社が労働者に対して行おうとしている処分の内容の妥当性について、法的に正しく検証することができます。

また、万が一、後に、労働者との間で紛争が発生したとしても、処分の段階から弁護士に相談をして準備をしておけば、訴訟等を遂行するための万全の態勢を整えることができます。

ぜひ、お気軽に弁護士に相談をしてみてください。

まとめ

就業規則違反に対応するためには、労務担当者には、慎重な舵取りが求められます。

弁護士に相談をしながら、法令の内容を踏まえて、適法に対応することを心がけましょう。

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