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企業担当者必見!ヤミ残業の問題点とヤミ残業を減らす方法

ヤミ残業

働き方改革で、時間外労働の規制が厳しくなり、残業を手放しに許すわけにはいかなくなった企業も多いのではないでしょうか。

しかし、労働者側からしてみれば、仕事が減っているわけではありません。

やむなく仕事を持ち帰ったり、早出したりして、何とか片付けている、残業時間をそのままつけると上司に叱られるので、少なめに申告したりしている・・・。

こんな状況があるのではないでしょうか。

このような、いわゆる「ヤミ残業」には、どのように対処していけばよいか、弁護士が、今日からすぐ役に立つアドバイスを取りまとめました。

会社としては、うわべだけでなく、本当の労働時間削減を実現することが大切です。
なぜなら、割増賃金(残業代)の問題のみでなく、労働者の命と健康に関わることだからです。
ひいては、生産性の向上へもつながっていきます。

そのためにも、この記事がご参考になれば幸いです。

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1、ヤミ残業とはなにか

ヤミ残業とはなにか

ヤミ残業(サービス残業)を考える前提として、まずは、「労働時間」とは何かから、簡単に確認しておきましょう。

(1)「労働時間」の正確な意味

労働時間とは、使用者(会社)の指揮命令下に置かれている時間です。
使用者が、はっきりと命じた場合だけでなく、黙示の指示であっても、労働者が業務に従事する時間は、すべて労働時間に該当します。

「作業の準備時間」、「手待ち時間」は、労働時間です。それだけでなく、参加が義務付けられている研修・教育訓練等の時間も、労働時間に該当します。

(2)残業とは

ここでは、ざっくりと説明します。

残業の基本

労働基準法で定める労働時間の上限は、1日8時間・週40時間です。
会社が、この時間を超えて労働者を働かせる場合には、労使協定(いわゆる36協定)を締結して、労働基準監督署長へ届出したうえで、割増賃金を払う必要があります(会社によっては、労働基準法の上限よりも短い時間を労働時間と定め(「所定労働時間」)、それを超える場合に、割増賃金を支払っているパターンもあります)。

このような所定時間外の労働時間のことを「残業」と呼んでいますが、早出等も残業に該当します。
中には、「残業」という言葉から、早朝出社は残業の対象ではない、と誤認している人も見受けられますが、とんでもない間違いです。

管理監督者の問題

管理監督者には、深夜労働を除いて、法定外労働時間についての割増賃金を支払う必要はありません。
労働基準法で定められた労働時間、休憩、休日の制限を受けないとされています。

ただし、「管理監督者」の範囲は、限定されています。「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者」であり、役職名ではなく、その職務内容、責任と権限、勤務態様等の実態で判断されます。「名ばかり店長」は、管理監督者ではないのです。

(3)ヤミ残業とは

法定外労働時間(または会社の所定外労働時間)に該当する労働をしているのに、その時間を少なく申告すること等を指します。
会社が指示して、過少申告させる場合もありますし、労働者が、自分で過少に申告する場合もあります。

また、

  • 管理監督者でない人を管理監督者扱いして、割増賃金の支払いを行わない
  • 裁量労働制に該当しない人を裁量労働制対象者と扱い、実労働時間ではなく、「みなし労働時間」に見合った割増賃金だけを払っている

というケースも、ヤミ残業に該当するといえます。

(4)ヤミ残業の実態

厚生労働省の「平成30年度の監督指導による賃金不払残業の是正結果」によると、次のようなヤミ残業の実態が示されています。 

1. 是正企業数

1768企業(前年度比102企業の減)
うち、1000万円以上の割増賃金を支払ったのは、228企業(前年度比 34企業の減)

2. 対象労働者数

11万8680人(同8万6555人の減)

3. 支払われた割増賃金合計額

124億4883万円(同321億9312万円の増)

4. 支払われた割増賃金の平均額

1企業当たり704万円、労働者1人当たり10万円

2、なぜ労働者は、ヤミ残業をするのか

なぜ労働者は、ヤミ残業をするのか

なぜ労働者は、ヤミ残業をするのでしょうか。

それは、日本独自の労働慣行にも、大きな原因があります。そして、それが日本独特の職場風土を生んでいるとも言えるでしょう。

(1)日本の労働慣行の問題(仕事の範囲が不明確)

日本では、「どこまでが、誰の仕事なのか」を明確にせず、会社に入った以上は、どんな仕事でもやる、というのが当たり前になっています。

欧米では、それぞれの労働者の仕事の範囲は、「職務記述書」によって明確に定められ、一人一人の仕事の範囲が、明確にされています。
まず、「仕事」を明確に定義した上で、その「仕事」にふさわしい「人」を配置する、という考え方です(「ジョブ型」と言われます)。

ところが、日本の雇用システムは、これと異なり、「メンバーシップ型」と呼ばれるものです。

わかりやすい言い方をすれば、その会社の社風にあった人を採用し、その人に仕事を割り付けていきます。
様々な仕事を経験させて、その会社の中で通用する資質・能力を養成していきます。

会社の中では、「その職場の仕事を皆でこなす。」、「一人一人の仕事の範囲を明確にせず、助け合って柔軟に対応していく。」という相互依存型の仕事の進め方が当たり前になっています。

このようなメンバーシップ型の働き方は、大きなプラスの面もありました。不況になったり、特定の業務が不要になったりしても、会社は労働者を解雇せず、配置転換等で雇用を維持し労働者の忠誠心を保ち、労働者全体の協力で乗り切っていくという日本型経営の強さの秘訣でもありました。

しかし逆に、マイナスの面として、自分の担当の仕事が片づいても、他の人の仕事を手伝うのが当たり前、「職場のみんなの仕事が終わるまで、自分も帰らない。」というような行動パターンができてしまっています。

いわゆる「つき合い残業」の背景と言えるでしょう。

(2)管理者も、担当者も、また社内外でも、「お互い様」と無理を重ねる

このように、「みんなで全体の仕事を片付ける」という職場では、「この仕事の標準作業時間」、「業務にふさわしい資質・能力」、「業務の成果の測定」等といった業務管理の基本的な要素も把握されないままに、仕事が進められていきます。

残業の原因として、「業務量が多すぎること」や「人手不足」がアンケート等では必ず上位を占めます。
業務量や人員配置について、十分な検討が行われていないことも窺われます。

欧米のようなジョブ型の職場では、自分の資質・能力に応じて、転職がごく普通に行われます。
日本は、終身雇用が前提であり、会社の中で、何でもこなす労働者が養成されますが、ここで養成される資質・能力は、社内限りで通用するもので、社外でそのまま通用するものではありません。
換言すれば、「市場価値」という観点では、いささか疑問のある能力です。

しかも、日本では、転職市場も未発達です。結局、無理難題を言われても、会社にしがみつくことが必要になっています。

また、「お客様は神様です。」という言葉に示されるように、お客様からの無理難題でも、引受けるのが美徳という風潮も、原因のひとつでしょう。

働き方改革で、時間外労働の罰則付きの上限規制が導入されましたが、これが逆に、形式的に残業時間を少なく見せかける、すなわちヤミ残業を増加させる可能性すら考えられます。

例えば、次のような事態が見受けられます。

管理者等の指示によるヤミ残業

タイムカード打刻後に、作業を行うよう指示された。

管理者の認識不足

管理者が、「労働者が自発的に(勝手に)残業しているだけだ、自分は指示していない」とか、「部下の仕事の段取りが悪かったり、能力が不足しているから残業しているに過ぎない」などと放置している。

また、以下のようなケースもあります。

上司が終業間際に、「悪いけれど、この仕事やっといてくれ。明日の10時の会議に使う資料なんだ。」といった仕事の指示を、週末の遅い時間にして、月曜朝までの期限を求める。

このような管理者では、部下としては、残業するなり、持ち帰ってでも片付けるしかありません。

多くの場合、上司は、その上司から無茶振りされています。
そのため、上のケースでは、月曜朝までの期限を求めている上司は、責められるべきではないかもしれません。
ただ、上を辿れば、必ず適切な指示を怠っている上司がいるはずです。
外的要因によって、会社自体にとって突発的なことでない限り、必ず元凶となる無計画な上司が存在しています。

労働者の自己規制

月末になると、一定の時間を超えないよう、残業を申告しないことが通例となっていた。

残業には、「残業申請書」の事前提出が義務付けられていたが、申請書を提出せずに、残業することが行われていた。

人事評価に「残業削減」が盛り込まれ、労働者が自己抑制する

人事評価に、残業時間の少なさを入れることで、労働者に残業の申請を抑止、労働者自身が自己の成績のために、残業を申請しない、ということもみられます。
すなわち、「期待されたレベルの仕事をこなせていないときに、残業時間だけを正直に申告するのは躊躇してしまう」といった意識になるようです。

自分の成長のためにやむを得ない

若い労働者の中で、ヤミ残業もやむを得ない、という声が少なからず見受けられるようです。

次のような意識で、残業手当を申請していないようです。

「残業は、自分の成長のためになる。勉強させてもらっているのだから、残業手当をもらう必要はない。」

「若くて能力が不十分だから、その分は時間でカバーする。そんな分まで、会社に残業手当を払ってもらうのは申し訳ない。」

「翌日に、スムーズに業務を進めるための下ごしらえが必要だ。自分の仕事の段取りのための残業だから、正規の仕事ではない。」

顧客からの無理な発注

「残業でカバーしてでも、顧客の要求には応える」

IT業界等では、よく言われることです。

本当にやむを得ないのでしょうか。
無理難題を言う顧客のために、時間と労力、すなわち貴重な経営資源をムダ使いしているのではないでしょうか。

3、ヤミ残業の企業における問題点

ヤミ残業の企業における問題点

(1)法令上の問題点

会社には、労働者の労働時間を把握する義務があり、ヤミ残業は、時間外労働の罰則付き上限規制逃れの違法行為とみられかねません。

労働時間把握は法定の義務

会社が、労働者の労働時間の状況を把握することは、法定の義務です。

過労死に代表される労災も、ヤミ残業を伴っている可能性が考えられます。
それだけに、厚労省も、労基署も、ヤミ残業問題に本気で取り組んでいます。

次の厚生労働省のガイドラインをご覧ください。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」原則は、「使用者が、自ら現認することにより確認」、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認」です。
やむを得ず、自己申告制で把握する場合も、入退場記録やパソコンの使用時間の記録などと照らし合わせる等、詳細な定めがあります。

使用者(会社)に対して、次のように釘をさしていることも、注意しておくべきです。

「自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立つものである。
このため、使用者は、労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。」

②管理監督者、裁量労働制の適用対象者も、労働時間の状況把握義務がある

2019年4月からは、管理監督者や裁量労働制の適用対象者についても、会社には、労働時間の状況の把握義務が課されています。
残業代の問題だけでなく、労働者の健康を守るための措置として、取入れられたものです(労働安全衛生法66条の8の3)。

(2)生産性向上の妨げになる

実際に残業をして、仕事をこなしているにもかかわらず、残業時間を正確に把握していないと、業務運営や人員配置が適切かどうか、判断できなくなります。
そうなると、業務の効率化、生産性向上のための課題も、わからなくなってしまいます。

例1)

夜8時に消灯して、労働者を強制帰宅させていても、仕事を持ち帰って片付けていたり、「自発的に」早出をして、仕事を片付けていると、その業務に、どれだけ労働時間が費やされたかがわからなくなります。

例2)

社内資料作成等の重要性が高くない仕事について、労働者が見栄えを気にして、長い時間をかけて作成。
そんなに時間がかかるなら、パワーポイントをやめて、A4一枚のワード資料で十分だ、といった判断も必要です。
費やした時間(すなわち投下された経営資源)が、正確に、どれだけであったかを把握していないと、このような合理化のための判断もできません。

例3)

顧客からの無理な作業依頼について、やむなくヤミ残業で対応。
上司に相談したら、自分の折衝能力・対応能力が欠けている等と思われかねない。
そのため、上司に相談せず、自分だけで片付けた。
このような場合では、会社として、そこまで労力を費やして引受けるべき仕事であったかどうか、が判断できなくなります。

本来、その業務の標準作業時間を把握したうえで、標準作業時間を超えた場合には、非効率な仕事をしていないか、その人の資質・能力に応じた仕事なのか、人員配置に無理はなかったのか、といった検討が必要です。
限られた労働時間の中で、業務の重要性・緊急性を見極めて、担当者毎の配分を工夫したり、業務そのものを廃止することも必要になるでしょう。
顧客からの無理な発注等で、担当者が振り回されているのなら、そもそもの段階において、顧客との交渉も必要になってきます。

ちなみに、IT業界で、顧客の無理を断ることによって、利益が上がったという事例もあります。
「無茶な要求を繰り返す理不尽な顧客には、無駄な時間が費やされる。理不尽な顧客がいなくなると、他の大多数の優良な顧客に時間を使うことができ、長期的には会社の業績も良くなる」という効果が現れたそうです。

これらの判断の基礎になるのが、労働時間です。
ヤミ残業は、経営判断の基礎となる情報の正確な把握を妨げることが、お分かりいただけたでしょうか。

(3)会社の風土を損なう

事実の正確な把握と報告は、「ビジネスの基本」です。

残業や早出等、時間外勤務の実態把握は、職場の人員配置、業務効率等の判断に欠かせない経営情報です。虚偽報告は、経営判断を誤らせます。

そもそも、ヤミ残業を許す風土は、事実を正確に報告しない社風も生みかねません。
ヤミ残業を、「会社への忠誠心の表れ」と考えるなど、論外です。効率よく仕事をしているかのように経営者をだましている、といっても過言ではありません。
ヤミ残業を許すのは、嘘を許すことです。不正の温床にも、なりかねないのです。

4、ヤミ残業をなくそう!時間外労働を削減するための取組みを紹介

ヤミ残業をなくそう!時間外労働を削減するための取組みを紹介

ヤミ残業をなくす王道は、本当に労働時間を削減し、効率よく仕事をすることです。

前述の通り、ヤミ残業は、業務運営の問題点等の実態把握を妨げます。
実態を把握して、それに見合った対策を取る必要があります。

厚生労働省をはじめ、官公庁では、様々な業務効率化策を提言し、また、好事例等を紹介しています。

(1)原因を究明して対応

内閣府 仕事と生活の調和推進室作成の「ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた『3つの心構え」と『10の実践』』がよくまとまっています。

概要を紹介します。

『3つの心構え』

① 本気!

「ワーク・ライフ・バランス実現のために、仕事を効率化して、労働時間を削減する!」

この実現に向け、全員が「本気」で徹底的に取り組む。

② 前向き!

「やらされ感」ではなく、全員が納得した上で、「仕事の効率化」に「前向き」に取り組む。

納得できないことがあれば、一度立ち止まって、みんなで話し合う。

③ 全員参加!

「自分だけは例外」を許さない。「忙しい」を言い訳にしない。

すべての仕事で効率化に取り組み、「全員参加」でワーク・ライフ・バランスを実現する。

『10の実践』(内閣府資料に基づいて表形式に整理しました)

項目

ポイント

実例

① 会議のムダ取り 

会議の目的やゴールを明確にする。参加メンバーや開催時間を見直す。必ず結論を出す。

会議時間は、会議内容に合った時間(「15分・30分・60分、最長90 分まで」)をあらかじめ代表が決め、十分整理してから、会議に臨むようになった。

② 社内資料の削減

事前に社内資料の作成基準を明確にして、必要以上の資料の作成を抑制する。

社内会議のためだけの資料を廃止。現場が普段使っている資料を流用。副次的な効果として、資料の質が向上。

③ 書類を整理整頓

キャビネットやデスクの整理整頓を行い、書類を探すための時間を削減する。

書類の山がいくつもある人に、「山は1つに、20cm以下」、ロッカーも、「半分ぐらいは余裕を持たせる」等と具体的に整理整頓を指示。

④ 標準化・マニュアル化

「人に仕事がつく」スタイルを改め、業務を可能な限り標準化、マニュアル化する。

担当業務をマニュアル化し、チームでカバーし合う。一部の従業員に残業が集中していたが、大幅改善。

⑤ 労働時間を適切に管理

上司は部下の仕事と労働時間を把握し、部下も仕事の進捗報告をしっかり行う。

残業をする際に、事前にマネージャーに申告許可制とした。残業の業務内容と所要時間を確認することで、従業員の作業プロセスの改善点をマネージャーが発見、指導する良い機会となっている。

⑥ 業務分担の適正化 

業務の流れを分析した上で、業務分担の適正化を図る。

今までは、作業の遅れを残業でカバー。

業務分析により、その作業が遅れても、次の工程・納期に影響しない場合は、作業を1週間遅らせたり、最終納期を守るために、人員体制を早目に組み直す等と柔軟な対応ができるようになった。

⑦ 担当以外の業務を知る

周りの人が担当している業務を知り、業務負荷が高いときに助け合える環境をつくる。

多能工化により、「その人しかできない業務を無くす」という業務の効率運営面と、「様々な仕事ができる人を育てる」という教育面の2つの意味がある。部内で業務のローテーションを積極的に行なっている。

⑧ スケジュールの共有化

時間管理ツールを用いてスケジュールの共有を図り、お互いの業務効率化に協力する。

メンバーの業務内容と業務量を全員で共有して、先のスケジュールを明確化。業務に偏りがある場合には、メンバー間の話し合いで、業務を再配分。

⑨ 「がんばるタイム」の設定

自分の業務や職場内での議論、コミュニケーションに集中できる時間をつくる。

水曜日午前中を頑張るタイムとして以下を徹底。

①会議・打合せ禁止

②幹部は原則在席、出張も原則禁止

③電話メール発信も避ける。

⑩ 仕事の効率化策の共有

研修などを開催して、効率的な仕事の進め方を共有。

自由参加のパソコン教室を繰り返し開催。新しく採用された者に、社内のシステムの基礎を覚えてもらっている。

(2)時間外削減の好事例

厚生労働省「労働時間等の設定の改善」サイトでは、「仕事と生活の調和の実現に向けた取組事例」が多数紹介されています。

その中の「1.所定外労働時間の削減」から、いくつかご紹介します。中小規模の企業でも、様々な工夫がされていることがわかります。

  • 水曜日「ノー残業デー」:終業時刻30分後に強制施錠<建設業/24人>
  • 業務計画等見直し、時間外労働の必要性の有無の確認、事前の時間外労働申請の徹底。<建設業/74人>
  • 時間外労働減少による賃金低下対処として、賃金改訂。限度時間超の勤務があった従業員には、上司と「超過原因」分析、改善検討<製造業/102人>
  • 業務に必要な知識を電子掲示板で情報共有。情報の偏りをなくし、所定外労働の削減<情報通信業/7人>
  • 一部の運転手に時間外労働が多く発生。時差出勤、ジョブローテーション等で仕事平準化。全従業員を対象に、「ノー残業デー」を段階的に設定し、会社全体での時間外労働を約4割削減。<運輸業/55人>
  • 毎月、荷主からの発注条件を調整しながら、月初めに「ノー残業ウィーク」を設定し、所定外労働時間の削減に努めた。<運輸業/4人> 

5、人事労務でお困りの際は、弁護士へ相談を

人事労務でお困りの際は、弁護士へ相談を

ヤミ残業のない就業システムを構築する場合や、ヤミ残業で、労働者から訴えられかけている等の場面においては、ぜひ人事労務に詳しい弁護士に、ご相談ください。

ヤミ残業がない企業に変わりゆくことにより、労働者の意識も変わり、最終的に、生産性、また、企業ブランドも上がっていくことが大いに期待できます。
形式だけに終わらない、真のノー残業システムを構築していきましょう。

そのためには、企業の現状を把握し、細かい規定を策定していく等の対策が必要です。
人事労務に詳しい弁護士であれば、必ずお役に立てることでしょう。
また、労働者からの訴えについては、労働者との建設的な交渉が必要です。
一部署に任せ、悪者にさせてしまうより、第三者である弁護士が中に入ることで、スマートかつスムーズに、トラブルを収めていくことが期待できます。

まとめ

ヤミ残業は、日本の悪しき慣習です。ヤミ残業に象徴される過重労働が、健康の確保だけでなく、仕事と家庭生活との両立を困難にし、少子化の原因や、女性のキャリア形成を阻む原因、男性の家庭参加を阻む原因になっています(「働き方改革実行計画」より)。

時間外労働をしていないフリをする、そのような行動を放置していてはなりません。

働き方改革で、罰則付きの時間外労働の上限規制が導入されたのは、時間外労働を削減することが、働く人の命と健康を守り、生産性の向上を図ることにつながるからです。
働き方改革実行計画の中では、「長時間労働を自慢するかのような風潮が蔓延・常識化している現状を変えていく」と明記されています。国家としての必須の課題です。

この一文が、あなたの生き方・働き方を考え直し、あなたの会社を変えていく一助となれば幸いです。

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