電子内容証明とは?効果と使い方&費用を解説

電子内容証明(e内容証明)とは

債権回収・残業代請求・損害賠償請求といった法律問題において、相手方に対応を促すためなどの理由から、「内容証明郵便」を送る場合があります。もっとも、郵便局に行こうにもなかなか時間を確保できず、ずるずると発送を先延ばしにしてしまう……という人も少なからずいると思います。

そこで知っておきたいのが、来局不要でネットから内容証明郵便を送る方法があることです。上記方法について存在すら知らないままでは、対応の遅れで権利が消滅時効にかかってしまう等、いざという時のトラブル解決に失敗してしまうかもしれません。

本記事では、「お金を返してもらえない」「養育費が支払われない」等の問題をスムーズに処理するためのヒントとして、

  • 電子内容証明の効果・使い方・費用

について解説します。ご参考になれば幸いです。

内容証明郵便については以下の関連記事をご覧ください。

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1、電子内容証明(e内容証明)とは

電子内容証明(e内容証明)とは、パソコンと指定のオフィスソフトを用いて、ネットから簡単に「内容証明郵便」を送ることができるサービスの名称です。専用サイトから発送手続きを済ませると、その一般書留郵便物について「いつ」「どんな内容で」「誰から誰へ送ったのか」が日本郵政によって証明されます。

2、電子内容証明を送る目的と用途

普通郵便ではなく敢えて電子内容証明とするのは、送付時期の証明に意味があるからです。特に、消滅時効にかかってしまいそうな権利がある場合、請求をした事実及びその日時にかかる証拠の取得として、内容証明郵便による通知は有効です。

ここで、電子内容証明を送る時の具体的な状況がイメージできるよう、送付する文書の例を挙げてみましょう。

  • 貸付金の督促
  • 給料未払い分の請求
  • 不貞慰謝料の請求
  • 婚姻費用分担請求
  • 養育費未払い分の請求
  • 損害賠償請求(交通事故等)
  • 退職届(会社が辞めさせてくれない場合等)

3、内容証明郵便との違い

「電子内容証明」と「内容証明郵便」は、結論として全く同じものです。郵便局窓口ではなくネットで差出受付してもらう場合において、特別に「電子内容証明」と呼ばれるだけです。

もちろん、両者の効力にも違いはありません。使用可能文字や基本的なレイアウトにも大差はなく、印鑑を押す場所の有無による証明力の違いも存在しないのです。ただ、以下で解説するように、差出人視点での利便性は電子証明郵便が勝ります。

※以下、窓口から送る内容証明郵便を「窓口内容証明」と呼びます。

4、電子内容証明の5つのメリット

電子内容証明の強みは、紙ベースでないからこそ得られる利便性・効率性です。

処理する郵便局側としても手間が省けることから、費用面でも窓口手続きに比べて節約しやすい利点があります。

(1)いつでも・どこからでも出せる

ネット環境さえあればどこからでも発送できる「電子内容証明」なら、郵便局に行く手間が省け、窓口混雑時の長時間待機によるストレスからも解放されます。システムメンテナンスを除けば24時間いつでも手続きできることから、夕方~夜間しか時間がとれない人でも都合のいいタイミングで送付できるのもポイントです。

特に、「消滅時効の完成が迫っている」「差押え逃れの恐れがある」等の事情は、電子内容証明を使うべき緊急性の高いものだと言えます。

(2)書式はあるが文字数制限はない

さらに、電子内容証明のメリットとして、用紙1枚あたりの文字制限がない点が挙げられます。窓口内容証明は1枚につき520文字までとの規程があるところ、電子証明郵便にそういった制限はないのです。

参考までに、作成規定に沿ってWordで標準的な設定をした場合、1枚につき1,584文字※まで記述できます。ここから、電子内容証明の1枚に書ける量は、窓口内容証明における文書3枚分に相当すると分かります。

参考:日本郵政公式サイト

(3)費用が安い

内容証明郵便の差出しにかかる費用は、文書の枚数に応じて加算されます。窓口から差し出す場合に比べて枚数が減る電子内容証明なら、結果として費用も安く抑えられるのです。

具体的にどのくらい費用負担が変わるのか、ここで比較してみましょう。

【例】1,560文字の内容文書を送る場合の料金比較

費用内訳

電子内容証明

(枚数=1枚)

窓口内容証明

(枚数=3枚)

郵便料金

84円

内容証明にかかる料金

701円

※電子郵便料金+内容証明料金+謄本送付料金

960円

※窓口内容証明の加算料金

一般書留料金

435円

合計額

,220円

(259円お得)

,479円

※電子内容証明の費用詳細は後述します。

(4)同じ文書を何通も作成せずに済む

さらに、電子内容証明に特有のメリットとして、謄本(コピー)を自分で作成する必要がない点が挙げられます。

前提として、窓口内容証明の場合、1つの内容文書につき正本と謄本2通(差出人分+郵便局保管分)で計3通作成しなければなりません。この点、電子内容証明なら、正本の内容をアップロードするだけ謄本を作成し、送付までしてくれるのです。

結果、同じ文書を何度も作成・プリントアウトする手間は当然省略され、部数確認で不足や過多が出た時の対応も不要になります。

(5)一括送付機能が使える

他にも、電子内容証明だからこそ利用できる「一括送付機能」もメリットとして挙げられます。同じ内容の文書を複数の宛先に送る必要がある場合、一度の文書登録で最大100名へ一括で送付できるのです。また、異なる内容の文書をそれぞれ別の宛先に送る機能も使えます。

5、電子内容証明の3つのデメリット

電子内容証明の利便性ばかりに気を取られていると、予算や支払い手段に関する利用要件を見落としてしまいます。具体的にどんなデメリットがあるのか、以降で確認してみましょう。

(1)作成できるソフトが限られる

第1に、電子内容証明で送付する文書は、MicrosoftのWordで作成されたものに限られます。日常の文書作成では「一太郎」等の他のソフトも使用されていますが、現状は利用できないのです。

また、ひとくちにWordと言っても、サブスクリプション型のoffice365にバンドルされているものは対応していません。つまり、プレインストールされている買い切り型のWordを使える環境が必須です。

(2)カード払いor料金後納しか選択できない

次に、電子内容証明の差出費用はクレジットカード払いに限られます。銀行振込(後納)も利用できますが、月間50通以上の差出が条件となるため、法律トラブルの当事者の数が特別多いケースや法人しか利用できないのが現状です。

利用する際は、支払いに使えるカードブランド等もよく確認しましょう。デビットカードは後述のように使えない場合があるため、おすすめできません。

(3)短い内容だと割高になる

次に、文字数制限のある内容証明郵便でも1枚で収まる内容は、かえって電子内容証明の方が高くなる可能性があります。例えば、単に時効完成の阻止を目的とするだけの内容なら、郵便局窓口で差し出した方がかえって安くつくと場合も考えられます。

ここ改めて、窓口から差し出す場合と費用を比較してみましょう。

【例】500文字の内容文書を送る場合の料金比較

費用内訳

電子内容証明

(枚数=1枚)

窓口内容証明

(枚数=1枚)

郵便料金

84円

内容証明にかかる料金

701円

※電子郵便料金+内容証明料金+謄本送付料金

440円

※窓口内容証明の加算料金

一般書留料金

435円

合計額

,220円

(261円高い)

959円

6、電子内容証明の出し方

電子内容証明は、専用サイトであるe内容証明(電子内容証明サービスで発送できます。発送方法の解説に入る前に、ここで準備したい物をまとめておきます。

メールアドレス

受信可能なもの

PCメール推奨

覚えられるパスワード

半角英数字8~16文字

決済用のクレジットカード

AMEX・ダイナース・JCBVISAMastercard

※一括払いのみ

VISAデビットカード可(一部利用できないものあり)

内容文書

作成規定あり、事前確認要

受取人情報

氏名+住所

※以降、電子内容証明の発送方法は、日本郵政が公開する操作マニュアルに基づいて解説します。

(1)内容文書の作成規定を確認する

まずは作成規定を確認し、内容文書を作成しましょう。余白設定や文字サイズ変更の操作で戸惑うことがあれば、日本郵政公式サイトから書式設定済ひな形ファイルをダウンロードして使用するのが簡単です。

一括送付したい時に使用する差込差出し用ファイルも、上記ひな形が公開されているページで入手できます。

文書作成ソフト

Microsoft Word 2010、2013、2016、2019

文書枚数

最大5枚

用紙レイアウト

A4サイズ

※「縦置き・横書き」or「横書き・縦書き」

余白

縦置き・横書きの場合:上左右1.cm以上、下7cm以上

横書き・縦書きの場合:上下右1.cm以上、左7cm以上

文字の種類

JIS第1、2水準範囲の文字

文字ポイントサイズ

10.p~145p

図表

使用不可

内容文書の作成で注意したいのは、使えない文字がある点です。

下記ポイントを押さえ、作成後は規程に則ったものかよくチェックしましょう。

【電子内容証明で使えない文字】

  1. 丸数字…①、②、③等
  2. ローマ数字…Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ等
  3. 会社表記…㈱、㈲、㈹等
  4. 単位記号…㎜、㎝、㍉、㌢等
  5. 文字装飾…太字・斜体以外の装飾(アンダーライン等)

※1~4は「機種依存文字」と呼ばれています。

(2)専用サイトに登録する

紹介した専用サイトでメールアドレスを入力する「仮登録手続き」をとると、届いたメールに付記されているURLから本登録手続きに進めます。

本登録では、以下内容を入力しなければなりません。なかでも「秘密の質問と答え」に関しては、パスワードを忘れてログインできなくなった場合の備えとして、どこかにメモを取りながら入力しましょう。

  • 氏名(漢字/カナ)
  • 郵便番号・住所(カナ読みは不要)
  • 会社名・部署名(法人の場合)
  • 秘密の質問+答え

(3)支払い情報を登録する

次に、決済方法を「クレジット決済」と「料金後納」から選択します。

クレジット決済を選択した場合、カード番号と有効期限を入力し、画像認証しなければなりません。一方の料金後納を選択した場合は、別途手続きで発行された顧客番号等が必要です。

(4)発送手続きをする

専用サイトにログイン後の発送手続きは、3つのメニューから選べます。

通常は「かんたん差出し」を選択して構いません。ある程度操作が理解できており、かつ2通以上送るつもりなら、他のメニューが便利です。

かんたん差出し

差出人1名から受取人1名へ、1通だけ出す

差出し

  • 複数の内容証明をまとめて出す(不完全同文内容証明)
  • 同一の内容証明を複数の宛先へ送付する(完全同文内容証明)

差込差出し

  • 完全/不完全同文内容証明を一度に大量に出す

※オフィスソフトの操作に慣れている人におすすめ

発送時の基本操作としては、まず内容文書ファイル(形式は.docx)をアップロードします。次に、差出人・受取人両名の情報を登録しましょう。最後にウェブ上で差出内容の確認し、問題がなければ決済手続きに進みます。

この時、内容文書ファイルの形式に注意しましょう。誤ってPDFファイル等をアップロードしても、エラー表示が出て次のステップに進めません。

(5)【ポイント】配達証明は必ず付与する

電子内容証明の発送時、オプションサービスの「配達証明」は必ず付与しましょう。

そもそも内容証明郵便は、時効完成を阻止した事実等を含め、後々の訴訟や差押え等の手続きで請求の立証手段となるものです。「いつ・誰が・何を発送したか」だけでなく、「いつ受取人の元に到着したか」も証明できる状態にしなければなりません。

(6)配達証明書&謄本は大切に保管する

料金支払いが終わって発送処理がなされると、謄本が自宅に送られてきます。オプションを付けた場合は、配達証明書も一緒に届きます。

送られてきた書類は、後日行う裁判手続のため大切に保管しましょう。失くした場合は再発行も可能ですが、以下のように期限があり、必要な時に得られなくなってしまう場合がある点に要注意です。

内容文書の再度証明:差出日から5年以内

配達証明の再請求:発送から1年以内

7、内容文書の文例

電子内容証明にかかる費用

以上の解説だけでは、電子内容証明を具体的にどんな文書とすべきか、なかなか想像できないのではないのでしょうか。イメージの助けとなるよう、「貸したお金を返してくれない」というトラブルで差し出すものと仮定して、内容文書の例を紹介します(画像参照)。

紹介した文例では、①トラブルの金額、②トラブルの経緯、③要求したい内容、④法的措置の予告の4つを記載しています。短く納めたいのなら、②は省いても構いません。手元に経緯の証明となるもの(これまで送った督促状の写し等)があることが前提になるためです。

電子内容証明の作成で最も重要なのは、リアクションを起こさざるを得ない内容とすることです。この点については、弁護士と相談しながら作成するか、作成自体を弁護士に任せるか、いずれかの方法が確実です。

8、電子内容証明にかかる費用

電子内容証明にかかる費用は、内容文書の枚数等に応じて上下する「基本費用」と速達料金等の「オプション費用」に分かれます。ここでは、基本費用から順に日本郵政指定の料金を紹介します。

※紹介する金額は2021年7月現在指定されているものとなります。最新の料金表は日本郵政公式サイトに掲載されています。

(1)基本費用

電子内容証明の発送で必須となる基本費用は、下記5費目から成り立ちます。

ポイントになるのは、内容文書の枚数が増えた場合に、電子郵便料金と内容証明料金が加算される点です。

郵便料金

84円

一般書留料金

435円

電子郵便料金

1枚目:15円

2枚目以降:1枚につき5円

内容証明料金※

1枚目:382円

2枚目以降:1枚につき360円

謄本送付料金

通常送付:304円

一括送付:503円

※2通目以降の同文内容証明は1枚につき210円(1枚目・2枚目以降で共通)

(2)オプションサービスの費用

電子内容証明を送る時にオプションを付けた場合、下記表内の費用がかかります。

概要欄もチェックして、付加すべきか検討しましょう。

サービス名称

料金

概要

配達証明

320円

内容文書だけでなく、配達した事実も証明してもらえる

※実際の受取人を証明するものではない点に注意

速達

290円

おおよその到着日数は専用ページで確認可

※あくまでも目安となる点に注意

9、電子内容証明の送達までにかかる日数

電子内容証明の送達日数は、近距離なら発送処理されてから1日~2日程度です。

もし思った日に届くか心配があるようなら、発送時に速達オプションを付けると良いでしょう。オプションを付ける方法は簡単で、配達証明と同じように該当欄にチェックを入れるだけです。

気がかりなのは、配達日によって法律トラブルの対応が変化する可能性がある点です。内容文書には「〇日以内に対応しなければ法的措置に移行する」といった一文を付与するのが一般的で、期限の起点となる配達日の予測がつかないと、裁判手続の準備スケジュールも上手く立てられないのです。

そこで、配達日をなるべく正確に知るために、下記のポイントを押さえておくと良いでしょう。

(1)混雑状況により発送に時間がかかることもある

会員専用サイトで登録した差出情報は、日本郵政側で順次発送処理されます。混雑状況によっては、処理が遅れ、結果的に到着に時間がかかる場合もあります。

この点、差出文書が処理される時期も、電子内容証明を発送するための専用サイトから確認できます。ログイン後、会員専用メニューから「混雑状況」に進むと、今すぐ差し出した場合の発送までの処理時間が「〇時間後」とのように表示されるのです。

(2)配達追跡の方法

発送後の電子内容証明の追跡は、通常の郵便と同じです。「書留引受番号」を郵便追跡サイトに入力すれば、今どこに内容証明郵便があるのか把握できます。

書留引受番号が不明なら、電子証明郵便の専用サイトにログインし、会員メニューから「ご利用状況検索・再度証明」を選択すると確認できます。

10、電子内容証明が返送されてきた場合

内容証明郵便の相手方には、債権者との交渉を避けようと受け取らない(受け取れない)状況にしている場合が多々見られます。もし返送されてきた時は、記載された返還理由(下記)を確認し、それぞれ対応しましょう。

(1)宛名不完全

部屋番号の記載漏れ等、「宛名がきちんと書かれておらず届けられなかった」という意味を示しています。もう一度宛先住所を確認し、送付手続きを試みましょう。

(2)宛所に訪ね当たらず

「受取人が宛先住所に居住していなかった」という意味を示しています。

あらためて送付するには、住民票から受取人の転居先を特定しなければなりません。第三者による住民票請求に関しては、金銭貸借契約書等の「正当な理由」を証する資料があれば受理されます(住民基本台帳法第12条の3)。

(3)保管期間経過

「長期不在のため届けられなかった」という意味を示しています。

この場合、住民票を置いたまま別住所に身を寄せている等といった状況が予想されます。もしもそうなら、電子内容証明を何度送ろうと埒があきません。そこで、実際に届かなくても送達の効果が発生する「意思表示の公示送達」に手段を切り替える必要が出てきます。なお、公示送達にあたっては、受取人の最後の住所(所在不明になる直前の住所)を管轄する簡易裁判所で手続きしなくてはなりません。

(4)受け取り拒否

「配達員に受け取り拒否の意思を示した」という意味を示しています。

もっとも、その意志さえあれば受け取ることは出来たわけなので、電子内容証明が送達されることによる「消滅時効の完成阻止」の効果は生じています。ただ、差出人の要求や交渉に応じる意思がないことは明らかであり、訴訟を提起する段階だと言えます。

まとめ

法律トラブルの初期対応では、交渉の余地を設けつつ時効完成を阻止するため「内容証明郵便」を送るのがセオリーです。トラブルに対して効率よく・スピーディに対応したいなら、ネットで24時間いつでも差出し手続きが出来る「電子内容証明」を利用しましょう。

電子内容証明の利用に関するポイントを改めて整理すると、以下のようになります。

  • 内容文書はMicrosoftWordで作成する(office365は不可)
  • 内容文書の作成規定をよく確認する(機種依存文字は使用不可)
  • 短い文書なら、郵便局窓口から出した方が費用削減になる
  • 相手方都合で返送されてきた場合の対処も確認しておく

一番注意したいのは、電子内容証明は「内容」が大切である点です。請求権の時効の進行を止める目的であったとしても、きちんと請求権が特定できていなければ止められないかもしれません。そのため、無理に自力で手続きを完結しようとせず、最低限出来上がった文書のチェックだけでも弁護士に任せることをおすすめします。

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